Aşağıdaki ipuçları, etkili bir iç denetim sağlamak için basit ama güçlü tekniklerdir; hepsini kullanabilir veya seçici olabilirsiniz.
İPUCU 1: Denetiminizi v-döngüsü ile PLANLAYIN
Sürece dayalı bir iç denetimi doğru bir şekilde yürütmek için, öncelikle kurumun stratejisini, politikasını ve hedeflerini oluşturma sürecinden sürekli iyileştirme sağlama sürecine kadar tüm kurumsal süreçlerin sırasını belirlemeniz gerekecektir. Bu, süreçler mantıklı bir sırayla listelendiğinde göründüğü kadar göz korkutucu değildir.
Denetim planınızı geliştirmek için yararlı bir araç ‘V Döngüsü’dür. Yönetim süreçleriyle başlamak üzere tasarlanmış olup, müşteriyle etkileşime giren süreçlerde ve ardından ürün veya hizmet geliştirme ve teslimatı sağlayan destek süreçlerinde size rehberlik eder.
Üst Yönetime Yönelik Süreçler
Süreç tabanlı bir denetim yaklaşımı için yukarıdaki modeli uygulamak için, öncelikle üst yönetime yönelik süreçleri ele alma gereksinimi ile V’nin sol üst köşesinden başlamanız gerekir:
• Misyon beyanı
• Organizasyonel iş planı
• Stratejik hedefler
• Yönetim incelemeleri
• İç ve dış denetim sonuçları
Kuruluşun amacı, misyon beyanında net olmalı, hedeflerin ve iş planlarının oluşturulmasında işiniz üzerindeki iç ve dış etkiler dikkate alınmalıdır.
Yönetim İncelemeleri ve müteakip sonuçlar, paydaş endişelerine veya potansiyel risklere karşı reaktif ve proaktif yaklaşımlar göstermelidir.
Müşteri Odaklı Süreçler
V’nin sol alt ve orta kısmından aşağıya doğru çalışmak sizi aşağıdakiler dahil olmak üzere Müşteri Odaklı Süreçlerin değerlendirmesine götürür:
• Satış
• Sözleşme incelemeleri
• Tasarım
• Satın alma
• İmalat
• Serbest bırakmak
• Şikayetler
Yukarıdaki süreçlerin tümü, müşteri spesifikasyonlarından ve uyumluluk yükümlülüklerinden etkilenmelidir.
Destek Odaklı Süreçler
Bu noktada, kuruluşun hedeflere ulaşması için kuruluşun genel teslimat planları hakkında daha derinlemesine bir anlayışa sahip olmanız ve bu planların ne kadar yakından karşılandığını, destek süreçlerine bağımlılıklarını görebilmeniz gerekir.
İşte bu noktada Destek Odaklı Süreçleri değerlendirmek için V’nin tabanından sağ üst bölüme doğru devam etmelisiniz. Bunlar şunları içerir:
• Bakım
• Kalibrasyon
• Eğitim
• Sorun Yönetimi
• Düzeltici ve önleyici eylemler
Bu süreçlerin her biri, üst yönetim planlarını ürün veya hizmet sunumuna bağlamalıdır; Bu süreçlerin V Döngüsü tarafından benimsenen sırayla değerlendirilmesi Planla, Yap, Kontrol Et, Önlem Al (PDCA) döngüsünü yansıtır.
İPUCU 2: Stratejiyi süreçle ilişkilendirmek için üst yönetimi sorgulayın
V-Döngüsünden sonra, üst yönetimle görüşmek, denetiminizin önemli bir unsuru olmalıdır. Bağlam, Strateji, Hedefler, Süreçler, Kaynaklar ve Çıktılar arasında bir bağlantı kurmaya odaklanmalıdır.
Değerlendirici, üst yönetim taahhüdü ve yönetim sisteminin sürekli iyileştirilmesine aktif bir girdi oluşturmak isteyeceğinden, bu özellikle bir üçüncü taraf belgelendirme denetimine hazırlanırken yararlıdır. Üst Yönetim şunları gösterebilmelidir:
• Dış bağlamı belirleyen makro çevre ve endüstri sektörü faktörlerinin farkındalığı
• Stratejik kararların rasyonel yaklaşımlar kullanılarak oluşturulduğuna dair kanıt
• Hedeflerin formüle edilmesinde ‘Risk Temelli Düşünce’nin uygulanması
• Rakiplere göre pazardaki konumunuz
• Sistemler, beceriler, paylaşılan değerler (kültür), bilgi dahil olmak üzere iç bağlamın dikkate alınması
Yukarıdakilerle ilgili olarak üst yönetimle görüşmek, derin bir analiz gerektirmemelidir. Bunun kanıtı, PESTLE, 7S ve SWOT analizleri gibi araçlarda gösterilebilir.
