Bir üründe veya kuruluşta devam eden bir sorunun yankı uyandıran ve kalıcı etkileri olabilir, ancak bir sorunu keşfettikten hemen sonra düzeltici eylemler gerçekleştirerek bu etkileri azaltabilir ve daha iyi bir iş yaratabilirsiniz. Süreç kontrolü ve düzeltici eylem yöntemleri, müşteri güvenliğini ve güvenini korumanıza, ürün satışlarını yardımcı olacaktır.
Problem Çözmede İlk Adımlar
Sekiz Disiplin (8D) Problem Çözme veya 5 Neden yöntemi kullanılarak, arızanın meydana geldiği anda sorunu çözebilir, ancak arıza tipinin başka bir olası neden ile tekrar oluşmasını engellemez.
Sekiz Disiplin Problem Çözme Yöntemi
8D yaklaşımı, otomotiv endüstrisinde mühendisler arasında bir problem çözme yöntemi olarak başladı, ancak kullanışlılığı çok çeşitli endüstrilere uzanıyor. 8D problem çözmeyi sıklıkla kullanan işletmelerden bazıları perakende, sağlık, devlet, imalat ve diğer birçok sektöre dayanmaktadır.
Bu disiplinler, devam eden sorunların temel nedenlerini bulmak ve bu nedenleri kalıcı düzeltici eylemlerle ortadan kaldırmak isteyen şirketlere fayda sağlar. Ekibinizin herhangi bir üyesinin öğrenmesi ve uygulaması kolaydır, ekip arkadaşları arasında daha iyi iletişim ve iş birliğini teşvik eder. Düzeltici eylem için basit adımlar şunları içerir:
• D0 — Planlayın ve hazırlayın: Bir planı uygulamaya koymadan önce, problem çözmeye hazırlanmanız gerekir. Eldeki sorunu çözmek için önkoşulları belirleyin.
• D1 — Bir ekip kurun: Devam eden bir sorunu etkili bir şekilde kontrol etmek için yanınızda güçlü bir ekibiniz olmalıdır. Ürün veya süreci iyi tanıyan kişileri seçin.
• D2 — Sorunu tanımlayın: Ekibinizle etkili iletişim, sorunun açıkça tanımlanmış terimlerini gerektirir. 5N1K yaklaşımını kullanarak sorunu belirleyin – sorun kim, ne, nerede, ne zaman, neden ve nasıl.
• D3 — Bir geçici sınırlama eylem planı geliştirin: En iyi kalıcı düzeltici eylemi belirlemeden ve uygulamadan önce, çalışanlarınızı veya müşterilerinizi korumak için geçici önlemler almanız gerekebilir. Kısa vadede sorunları izole etmek için bir plan seçin ve uygulayın.
• D4 — Sorunun temel nedenini ve kaçış noktalarını belirleyin: Sorunun kök nedenini saptamak, soruna karşı kalıcı düzeltici önlemler almanın önemli bir ilk adımıdır. Olası nedenleri ve sorunun ilk ortaya çıktığında fark edilmeme nedenlerini belirleyin. Temel nedeni belirlemek için 5 Neden yöntemini kullanabilirsiniz.
• D5 — Kalıcı bir düzeltici eylem seçin ve doğrulayın: Sorunu çözmek için en iyi kalıcı eylemi seçtikten sonra, sorunu sürekli ve verimli bir şekilde çözeceğini onaylayın.
• D6 — Kalıcı düzeltici eylemi gerçekleştirin: İhtiyaçlarınızı karşılayacak bir eylem seçtikten sonra, şartlarını tanımlayın ve onu iş uygulamalarınıza dahil edin.
• D7 — Sorun tekrarını önleyin: İlk önlemleri aldıktan sonra, sorunun tekrarını önlemek için yönetim sisteminizi ve uygulamalarınızı sürekli olarak izleyin.
• D8 — Ekibinizle kutlayın: Sorunu temelli hallettiğinizde, tebrikler yerinde olur. Sorun çözme çabalarını resmen tanıyarak ekip üyeleriniz için takdirinizi paylaşın.
Düzeltici ve önleyici faaliyetler nasıl gerçekleştirilebilir?
5 Neden’in kullanımı hızlı ve kolaydır ve birden fazla olası çözüm bulmaya yardımcı olabilir.
Karşılaştığınız bir problemi şeçin ve ” neden ” olduğunu sorun. Cevabınızın doğru olduğundan emin olun ve ardından tekrar ” neden ” diye sorun. Sorunun temel nedenine ulaşana kadar işleme devam edin ve ardından sorunun tekrarlanmasını önleyen bir karşı önlem belirleyebilirsiniz.
Sorun: Müşteriniz otel odası için ödeme yapmayı reddediyor.
• Neden? Banyoda sabun pisliği kaldı.
• Neden? Temizlik ürünlerimiz bitti.
• Neden? Sipariş vermeyi unuttum.
• Neden? Sorumlu kişi tatildeydi ve hiç kimseye görev verilmedi.
• Neden? Temizleme ve yedekleme planının bir parçası olmayan kaynaklar için planlama.
Karşı önlem: Temizlik ürünlerini satın almak için eğitimli kapsamı gösteren bir sorumluluk matrisi atamamız gerekir. Sürecin akış şemasını oluşturun, uygulayın, eğitin ve uygunluğu kontrol edin.
Kalitenin Önemi
Yukarıdaki örnekte bunu bir ‘Kalite’ meselesi ve bir başkasının sorumluluğu olarak görüyoruz. Sürecin sonuçları beklediğimiz gibi değilse, buna finansal bir değer katmaya çalışın, o zaman kesinlikle herkesin dikkatini çekecektir. Kimse para harcamak istemez!
Ayrıca, iş üzerindeki etkiyi tanımlamaya çalışın, çünkü tek bir konu iş ve müşteri için diğerlerinden daha büyük bir soruna neden olabilir. Örneğin: Bir müşteri, stoktaki ürünlerin aksine zamanlı teslimat bekler, bu hem bir sorundur hem de süreli teslimatın daha büyük bir etkisi vardır.
Süreç Yaklaşımı ile ilgili olarak maddeye uygunluk değil, süreci denetlemekle ilgili başka makaleler de vardır. Ancak açıkça tanımlanmış bir süreç olmadan temel nedeni bulmak zordur.