ISO standartlarında yapılan değişiklikler, özellikle ISO 9001 ve ISO 14001’in 2015 revizyonları kadar önemli olduğunda, genellikle korkutucu olabilir. Ancak gerçekten endişelenmek için bir neden var mı? Yoksa değişiklikler, bir süredir yürürlükte olabilecek yönetim sistemlerini gözden geçirmek için bir acil durum olarak mı görülmeli?
Peki değişim nasıl başarılabilir? Her işletme benzersiz olduğu için genel anlamda yanıtlaması zor bir soru. Ancak burada üzerinde düşünülmesi ve belki denenmesi gereken bazı fikirler var… ISO standartlarının birçok yönden ele alınabilecek gereklilikler olduğunu unutmayın.
İşletmenin dilini kullanın
ISO standartlarının uluslararası olduğunu ve bu nedenle maddelerin anlamını veya amacını kaybetmeden çevrilebilir bir dilde yazılması gerektiğini hatırlamakta fayda var. Her ülkenin ortak dilinde değil, daha “anlamlı” çevrilebilir bir biçimde yazılabilir. Örneğin bazı dillerde “üst yönetim”, “yaşlı insanlar” olarak tercüme edilir. Oysa “üst yönetim”, “zenginleştirilmiş deneyimli” bizler için gücendirmeden tercüme edilir.
Uygunsuzluk kulağa olumsuz geliyor ve daha yumuşak bir isim daha fazla raporlamayı teşvik edebilir. Gerçekte sorunlar ve endişeler günlük olarak ele alınırken denetçilere sıklıkla “son ziyaretinizden bu yana herhangi bir uygunsuzluk yaşamadık” denilir. Endişe, iyileştirme fırsatı, zorluk veya diğer isimler kullanılabilir.
Neden radikal olup Kalite Yönetim Sisteminin adını değiştirmeyesiniz? Yeni bir isim bulmak için bazı örnekler:
- BMS – İş Yönetim Sistemi
- Nasıl Çalışırız, WWW – Çalışma Şeklimiz
- IBIS – Entegre İş Bilgi Sistemi
Bağlamla ilgili endişe
Yönetim sisteminin tasarımı, bir kuruluşun faaliyet gösterdiği iş ortamına uygun olmalıdır. Yani bir başlangıç noktası var… kuruluşun bağlamı ve ilgili tarafları.
Birçok geçiş denetiminin tamamlanmasından sonra, bu en büyük endişe alanı gibi görünüyor. “Bağlam”ı işletmenin çalışma ortamına değiştirin ve sis dağılmaya başlar. Faaliyet ortamını ve işin yönünü ve başarısını etkileyen güçleri net bir şekilde anlamakla ilgilidir. Bağlamı tanımlamaya yardımcı olmak için yönetim araç kutusundan çıkarılabilecek birçok teknik ve araç vardır.
İlgili taraflar
Geçiş denetimlerinde görülen ortak sorun içe odaklı bir yaklaşımdır.
İlgili taraflar alaka düzeyi, önem ve etki açısından farklılık gösterebilir. Bir geçiş denetimi sırasında sunulan olağan ilgili taraflar müşteriler, tedarikçiler, çalışanlar, hissedarlar ve düzenleyici kurumlardır. Genellikle göz ardı edilenler komşular (hem ticari hem de ticari olmayan), rakipler, yerel yönetim (örneğin, işletme yerel sakinlerin işverenidir), yerel hizmetler (örneğin su şirketi, atık toplama kuruluşları), çevre (SGK ile ilgili hususlar olabilir), endüstri birlikleri ve son kullanıcılar.
Özel bir liste veya kontrol listesi sağlamak imkansızdır, ancak bağlamı ve ilgili tarafları yakalamak için bir ekip yaklaşımı benimsenirse, bu sadece sonuç açısından değil, bunun süreci nasıl hızlandırabileceği açısından da şaşırtıcıdır.
Bu blog yazısı, sizi geçiş yoluna koymak için bazı yaratıcı ve ilgi çekici faaliyetleri tetiklemeleri umuduyla sadece birkaç fikirdir.
