Güvence – ‘Güven vermeyi amaçlayan olumlu bir beyan’
Bu tanım, temel olmakla birlikte, güvencenin neyle ilgili olduğunu düzgün bir şekilde özetler. Her şeyin olması gerektiği gibi olduğunu söyleyebilmekle ilgilidir.
1950’ler, kaliteyi ürünlere ve onları üreten süreçlere göre planlamaya çalışan alternatif, proaktif bir kalite yaklaşımının yükselişine tanık oldu. Kalite Güvencesi doğdu. Günümüzde kalite güvencesi yaygın olarak uygulanmaktadır, ancak denetim hala önemli bir rol oynamaktadır ve göz ardı edilmemelidir. Bir dahaki sefere uçağa bindiğinizde, uçuşun ilk günlerinde olduğu gibi, uçuş öncesi denetimlerin hala gerçekleştirildiğine şükredin.
Denetim uzmanları, Güvence alanında çalışırken kendilerini evinde hissetmeleri gerekir. Ne de olsa, işlerin olması gerektiği gibi olduğuna dair kanıta dayalı, tarafsız güvence sağlamak, mesleklerinin yapmak için kurulduğu şeyin merkezinde yer almaktadır. O halde, güvence sağlanması istendiğinde, yönetim sistemleri denetçileri, neye güven vermek istemeliler?
Chartered Quality Institute’un (CQI’s) Yetkinlik Çerçevesi, yanıtlamaya çalışmamız gereken iki soru önererek burada bize yardımcı oluyor. Bunlardan ilki ‘yönetim amacı etkin bir şekilde uygulanıyor mu?’ İkincisi ise ‘amaçlanan sonuçları üretiyor mu?’
Daha basit bir ifadeyle, bunlar ‘üst yönetim kuruluşun ne yapması gerektiğine karar verdi, ancak kuruluş bunu gerçekten yapıyor mu?’ olarak tercüme edilebilir. Ve ‘eğer kuruluş kendisinden bekleneni yapıyorsa, bu bizim istediğimiz sonuçları mı üretiyor?’.
Şimdilik, birincisiyle ilgilenelim.
Yönetim amacının etkin bir şekilde uygulanıp uygulanmadığını belirleme
‘Denetim kanıtı’ tipik olarak ‘denetim kriterlerlerine ilgili ve doğrulanabilir kayıtlar, gerçekler veya diğer bilgiler’den oluşur (kaynak ISO 9000:2015 – Kalite yönetim sistemleri – Temel bilgiler ve kelime bilgisi), ‘araçlar’ tipik olarak bir işletmedir ISO 9001:2015 veya ISO 14001:2015 gibi uluslararası bir standarda dayalı olabilecek veya olmayabilecek bir yönetim sistemi.
Denetim kanıtının belirlemesini umduğumuz şey, kurumsal politikayı, stratejiyi, amaçları, planları, projeleri, süreçleri ve bireysel görevleri, paydaşların görmeyi beklediği sonuçları tutarlı bir şekilde üreten tek bir tutarlı yönetim sisteminde birbirine bağlayan bir ‘altın iplik’tir.
Bununla birlikte, yalnızca birleşik bir sisteme sahip olmak, kuruluşun sistemi sunmak üzere tasarladığı sonuçları üreteceğinin garantisi değildir. Bu nedenle denetçilerin ikinci bir güvence sorusu sormaları gerekir: ‘yönetim sistemi amaçlanan sonuçları üretiyor mu?’
Kuruluşun amaçlanan sonuçları üretip üretmediğini belirleme
Artık kuruluşun, amaçlanan sonuçları üretme potansiyeline sahip bir yönetim sistemine sahip olduğunu tespit ettiğimiz noktaya ulaştık. Ancak potansiyele sahip olmak ve pratik teslimatı gerçekten başarmak tamamen farklı iki konudur.
Artık ‘fabrika katında’ neler olup bittiğini incelemenin zamanı geldi. Süreç güvencesinden ürün/hizmet güvencesi alanlarına geçerken odak noktamız izleme, ölçüm, analiz ve değerlendirmeye kayar.
Ek SL tabanlı yönetim sistemlerinin 9. Maddesi performans değerlendirmesini ele almaktadır. Amacı, kuruluşların faaliyetlerini izlemek, ölçmek, analiz etmek ve değerlendirmek için uygun düzenlemelere sahip olmalarını sağlamaktır.
Kuruluş neyi izlemesi ve ölçmesi gerektiğini, geçerli sonuçları sağlamak için nasıl izlemesi ve ölçmesi gerektiğini, ne zaman izlemesi ve ölçmesi gerektiğini ve izleme ve ölçme sonuçlarının ne zaman analiz edilip değerlendirilmesi gerektiğini belirlemelidir. Bu gereklilikler sadece üretilen ürün ve hizmetler için değil, aynı zamanda yönetim sisteminin işleyişi için de geçerlidir.
Kuruluşun, performans değerlendirmesinin sonuçlarını kanıtlamak için uygun dokümante edilmiş bilgileri saklaması gerekmekle birlikte, denetçi bunun sayısız biçimde saklandığını görebilir. Bu nedenle denetçilerin, basılı kopyalar kadar elektronik kayıtlarla da rahat bir şekilde çalışması gerekir.
İç denetimin (9.2) ve yönetimin gözden geçirmesinin (9.3) sonuçları, sistemin amaçlanan sonuçlarını üretip üretmediği ve dolayısıyla denetimin devreye alınmasıyla aranan güvencelerin sağlanıp sağlanamayacağı konusunda denetçinin değerlendirmesini daha da bilgilendirecektir.
