Standart denetim deneyimi
Yeni bir araba satın alırken artık belirli işlevleri kabul ediyoruz… elektrikli camlar, otomatik duyarlı silecekler, hatta muhtemelen ısıtmalı koltuklar! Tıpkı yeni bir araba satın alırken olduğu gibi, endüstride temsil edilen genel kurulunun üçüncü taraf denetiminden standartlaştırılmış çıktılar konusunda belirli beklentileri vardı.
Öncelikle denetçinin rolü, üzerinde anlaşmaya varılan denetim planını sunmak ve doğru bir rapor hazırlamaktır. Denetim planı, yalnızca kapsamın ve organizasyonun adil bir temsili olmamalı, aynı zamanda mümkün olduğunda değer katmayı da amaçlamalıdır.
Müşterilerin bu hizmetin bir parçası olarak ve denetim süreci sırasında haklı olarak ihtiyaç duyduğu bir dizi ‘olmazsa olmaz’ vardır:
- Raporun gerçeğe uygun ve doğru olması gerekir, şirketler uygunsuzluklarını düzgün bir şekilde vurgulamadıkları takdirde düzeltemezler.
- Daha küçük, daha az kritik ayrıntılara dikkat etmeyen çok fazla belgelendirme kuruluşu var. Yani düzgün ve yapılandırılmış bir sertifika üzerinde şirket adının doğru olduğundan emin olmak, tüm departmanlarda saygı, profesyonellik ve özeni gösterir. Müşteri hizmet için para ödüyor, bu nedenle denetim dışında bile çok yönlü bir deneyim almaları gerekiyor.
- Denetim planı müşterinin faaliyetlerini yansıtmalı ve süreç bazlı bir yaklaşım benimsemelidir. Bu, denetçinin denetim izlerini takip etmesini ve farklı departmanların veya süreçlerin etkileşime girdiği ancak mutlaka kontrollü bir şekilde olmadığı potansiyel iyileştirme alanlarını bulmasını sağlar.
- Objektif kanıtlara sahip doğru bir denetim raporu, müşterilerin, raporda yer alan objektif kanıtların izlenebilir/tekrarlanabilir olması gerektiğinden, yönetim sistemlerinin mevcut ve mevcut müşterileri ile uyumlu olduğuna dair destekleyici kanıt olarak kullanmalarına da olanak tanır.
İyi ve harika bir denetim deneyimi arasındaki fark nedir?
İyi bir denetçiyi iyi bir denetçiden ayıran 6 temel kriter olduğuna inanıyoruz:
Ürünleri/hizmetleri bilin
Bir kuruluşu denetlemeye başlamadan önce, şirketin ne yaptığını ve nasıl çalıştıklarına ve ne ürettiklerine veya hangi hizmeti sunduklarına ilişkin temel bilgileri bilmek çok önemlidir. Harika bir denetçi, içeri girmeden önce biraz araştırma yapacak ve umarım sektörde biraz deneyime sahip olacak, böylece neye girdiklerini bilecekler.
İşi öğrenin
Harika bir denetçi, çok çeşitli endüstriler ve işletmeler için bir rapor yürütme yeteneğine sahip olacaktır. Bu, ancak farklı şirketleri görmek için gerçekten zaman ve çaba harcıyorlarsa mükemmelleştirilebilir. Kendi rahatlık alanında hareket eden ve yeni bir şey öğrenmeye teşebbüs etmeyen bir denetçi, genellikle daha az ayrıntılı bir rapor üretecek ve bu kadar derinlemesine rehberlik sağlayamayacaktır.
Dürüst ol
Bir şirketin sertifika almak için birçok farklı nedeni olabilir, ancak kesin olan bir şey var ki o da süreçlerini iyileştirmek ve tutarlılık yaratmak istiyorlar. Müşteriye duymak istediklerini değil, duyması gerekenleri söylemek herkesin yararınadır. Büyük bir denetçi vahşice dürüst olabilir. Bu, özellikle yönetimin duymayı beklediği şey değilse, ancak nihayetinde şirketi şeffaf bir sürece yönlendiriyorsa ve sonunda dürüstlüğe saygı duyulacaksa, bu zordur.
Güncel bilgi
Bir denetçinin her sorunun cevabını bilmesi mümkün değildir ama büyük bir denetçi hemen hemen her şeyin cevabını bulabilir. Büyük denetçiler, yararlı şirket bağlantılarının yanı sıra geniş bir dış bağlantı ağına (diğer denetçiler, endüstri uzmanları vb.) sahiptir.
Cevapları nazikçe alın
Gözlem ve sorgulama, bir denetçinin araç setindeki en büyük araçlardan ikisidir. Daha önce bir denetimden geçmiş olan herkes, bir değerlendiricinin birçok soru sorması gerektiğini bilir. Ne yazık ki, sorular genellikle insanları rahatsız eder. Etkili soru sormak stil, incelik ve beceri gerektirir. İyi bir denetçi, müvekkillerini sanki ‘görüşülüyormuş’ gibi değil de rahat hissettirecek ve herhangi bir gariplik yaratmadan herhangi bir uygunsuzluk bulacaktır.
Denetçi Tutarlılığı
Büyük karmaşık kuruluşlar için, bir denetçi veya denetim ekibiyle tutarlılık sağlamak önemlidir. Genellikle endüstri ve standardın yanı sıra organizasyon ve nasıl çalıştığı hakkında da oldukça ayrıntılı bilgi gerektirir. Bu, denetçi daha önce görevde olduğunda ve iç ekiple bir ilişki kurduğunda çok daha kolay bir şekilde elde edilir. Bununla birlikte, daha küçük kuruluşlar için, denetime yeni bir bakış açısı getirdiğinden, birkaç yılda bir denetçilerin değiştirilmesi genellikle faydalı olabilir. Harika bir sertifikasyon kuruluşu bunu belirleyebilir.
Her şeyi kapsayan yaklaşım
Tüm bunlarla birlikte, harika bir denetim deneyimi yalnızca denetçilerin omuzlarına yüklenmez. Bir sertifikasyon kuruluşunun tavsiye edilmesi ve mükemmel hizmetiyle hatırlanması için sürecin başından sonuna kadar kusursuz olması gerekir. Buna ilk temas, şirketin anlamlı bir bağlantı kurması için geçen süre, denetimlerin planlanma kolaylığı, hesap yöneticileriyle olan ilişki ve nihai denetim raporu ve sertifikanın tümü önemli bir rol oynar.
