Yönetim sistemlerinizi (IMS olarak da bilinir) entegre etmek, tekrarı azaltmaya ve verimliliği artırmaya yardımcı olabilir. Yönetim sistemlerinizi birleştirerek, ayrı yönetim sistemlerini paralel olarak çalıştırmaktan daha fazla fayda sağlayabilir.
IMS Nedir?
Entegre bir yönetim sistemi, bir kuruluşun sistem ve süreçlerinin tamamını veya bir kısmını tek bir eksiksiz çerçevede entegre eden ve bir kuruluşun birleşik hedeflerle tek bir birim olarak çalışmasını sağlayan bir yönetim sistemidir.
Entegre Yönetim, büyüklük veya sektörden bağımsız olarak, iki veya daha fazla yönetim sistemini bütünsel bir dokümantasyon, politikalar, prosedürler ve süreçler seti ile tek bir uyumlu sisteme entegre etmek isteyen herhangi bir kuruluşla ilgilidir. Tipik olarak, bu ürünü en çok kabul eden kuruluşlar, olgunlaşan yönetim sistemlerine sahip olan ve bunların getirdiği faydalarla kuruluşlarına başka yönetim sistemlerini tanıtmak isteyenler olacaktır.
Neler Entegre Edilebilir?
Herhangi bir yönetim sistemini entegre edebilirsiniz:
ISO 9001 – ISO 14001 – OHSAS 18001 – ISO 27001 – ISO 50001
Bir IMS’nin Faydaları Nelerdir?
- Çeşitli standartları yönetmek için kolay ve kullanıcı dostu yaklaşım.
- Maliyetleri düşürür ve kar marjlarını artırır.
- Rekabet gücünü artırır.
- Daha iyi finansal performans ve optimize edilmiş maliyet: İç denetimlerde, yönetim incelemesinde, hedeflerde, yasal kayıtlarda, belge kontrolünde, eğitimde ve yönetimde tekrarlardan kaçınarak, geleceğin yönetim sistemlerini benimsemek çok daha etkili olacaktır.
- Zamandan tasarruf: Yalnızca tek bir birleştirilmiş dokümantasyon setine sahip olarak.
- Çoğu kuruluş, entegre olmayan bir sisteme kıyasla entegre olduklarında toplam denetim gün sayısında bir azalmadan yararlanır.
IMS’ye 10 Adımlı Yaklaşı
Adım 1: Farkındalık Eğitimi
Kuruluşunuz için IMS kapsamındaki çeşitli standartlar hakkında kuruluş çapında farkındalık. Üst yönetim, orta yönetim ve alt düzey yönetim için ayrı eğitim oturumları. ISO standartlarının tamamını veya bir kısmını kapsayan entegre bir yönetim sisteminin uygulanması için organizasyon genelinde motive edici bir ortam yaratır.
2. Adım: Politika ve Hedefler
Şirketin vizyonu, misyonu, hedefleri ve stratejik yönü dikkate alınarak kuruluş için entegre bir Kalite Politikası / Çevre Politikası / Sağlık Güvenliği Politikası / Bilgi Güvenliği Politikası vb. ve ilgili hedeflerin geliştirilmesi. Politikanın geliştirilmesi konusunda üst yönetimle birlikte çalışın. Entegre hedeflerin geliştirilmesi konusunda üst yönetim ve orta düzey fonksiyonel yönetim ile bir atölyeye sahip olun.
Adım 3: Dahili Boşluk Analizi
Mevcut sistemin, IMS’nizde dikkate alınan standartların gereksinimlerine uygunluk derecesinin belirlenmesi. Organizasyonun tüm operasyonlarının anlaşılması. Kuruluşun faaliyetleri için bir süreç haritasının geliştirilmesi. Mevcut operasyonların ISO standardı gereklilikleri ile karşılaştırılması ve yapılması gereken ek uyumların ortaya çıkarılması.
Adım 4: Dokümantasyon/Süreç Tasarımı
İlgili standart(lar)ın gerekliliklerine göre tüm sürecin dokümantasyonu. Bir kılavuz, işlevsel prosedürler, çalışma talimatları, sistem prosedürleri ve ilgili formlar yazın ve uygulayın.
Adım 5: Belgeleme/Süreç Uygulaması
Tüm departmanları ve faaliyetleri kapsayan organizasyon genelinde uygulanan 4. adımda geliştirilen süreçler / belgeler. Geçerli ISO standart gereksinimlerine göre süreç/belge uygulaması konusunda bir çalıştay düzenleyin.
Adım 6: İç Denetim
Kuruluş için sağlam bir iç denetim sistemi esastır. Etkili denetimler için İç Denetçi Eğitimi önerilir. Eğitimli iç denetçiler, tüm departmanları ve operasyonları kapsayan organizasyonun iç denetimini gerçekleştirir. Yalnızca uyumu değil, boşlukları kapatmak ve IMS’nin etkinliğini sağlamak için denetlenen departmanların her birinde iyileştirmeler için düzeltici eylemler.
7. Adım: Bir Yönetim ‘Sistem’ Gözden Geçirme Toplantısı Düzenleyin
Uygulanmakta olan standartlarla ilgili organizasyonun çeşitli iş açısından kritik yönlerini gözden geçiren resmi bir üst yönetim sistemi. Aşağıdakileri gözden geçirin: politika (kuruluşun stratejik yönü dahil), hedefler, iç denetim sonuçları, süreç performansının sonuçları, şikayetlerin / geri bildirimlerin sonuçları / yasal uygunluk, risk değerlendirme sonuçları/olaylar vb.
Adım 8: Uygulanan Sistemin Kapsamlı Boşluk Analizi
Kuruluştaki sistem uygulamasının etkinliğini ve uygunluğunu değerlendirmek için resmi bir ön sertifikasyon boşluk analizi yapılmalıdır. Nihai belgelendirme denetiminin yakın bir temsili, yürütülmekten fayda sağlayacaktır ve IMS’deki standartlarla bir dereceye kadar uygunluk bulmaya yardımcı olabilir. Ayrıca, nihai belgelendirme denetiminin nasıl yürütüleceği konusunda size bir fikir vermede yardımcı olabilir.
9. Adım: Düzeltici Faaliyetler
Kuruluş, nihai belgelendirme denetimi için hazır. Son adımda gerçekleştirilen boşluk analizi denetimine göre, tüm uygunsuzluklara düzeltici faaliyetler atanacaktır.
Adım 10: Nihai Belgelendirme Denetimi
Kuruluş, ISO 9001/ISO 14001/OHSAS 18001’e kayıt için önerilir.
