Öğrenmenin ve gelişmenin en hızlı yolu başarısızlıklardan kaynaklanır. Dünyadaki en iyi akla sahip olabilirsiniz ama her olasılığı önceden tahmin edip her köşeyi kapatamazsınız. Hepimiz hata yaparız…
Neden insan faktörlerini tanımlayın?
Hepimiz hata yaparız. Bizi insan yapan şey budur ve insan hatalarına baktığınızda, o kişiyi suçlamaya bakmıyorsunuz, o kişinin hatayı neden yaptığını anlamaya çalışıyorsunuz. İnsanın bir hata yaptığını söyleyemezsiniz, bu temel nedeni tanımlamak değildir ve sorunu çözemezsiniz.
Birkaç yıl önce, Uçak Bakım Endüstrisi, “Kirli Düzine” olarak adlandırılan kavramı tanımladı, bunlar hataya neden olan 12 insan faktörüdür ve düzeltici eylem sisteminizdeki ilişkilendirme faktörlerini vurgularsanız, eğilimleri belirleyebilir ve temel nedeni ele alabilirsiniz.
Kirli Düzine – Aşağıda vurgulanan 12 insan faktörü:
İLETİŞİM EKSİKLİĞİ
Zayıf iletişim, muhtemelen en çok katkıda bulunan ve en kritik faktörlerden
biridir. Sorunlar sadece iletişim eksikliği değil, aynı zamanda alıcının neyin iletildiğini anlamasıyla da ilgilidir.
Tüm sözlü iletişimin yalnızca %30’unun alındığı ve anlaşıldığı kanıtlanmıştır, bu nedenle bir organizasyon olarak bilgi aktarımı için sadece sözlü iletişimi kullanmaktan kaçınmalısınız. Bir şeyleri sözlü olarak iletmek sorun değil, ancak bunu yazılı onay ile takip etmeniz veya ilk etapta bilgileri yazılı hale getirmeniz ve oradan sözlü olarak iletişim kurmanız gerekir.
YETERLİLİK
Sanırım bunu zaman zaman hepimiz yaptık, tekrar tekrar yaptığınız bir görev var ve beyniniz kapanıyor ve robot moduna giriyorsunuz. Rotadan saptığınızı ve yaptığınız şeye odaklanamadığınızı fark etmeden, kayıtsız kalırsınız.
Çoğu zaman prosedürler ve süreçler güncellenir, ancak birisi rutininde olduğu için güncellendiklerinin farkına varmazlar veya hatırlamazlar ve son birkaç yıldır olduğu gibi çalışmaya devam ederler.
Oldukça yoğun bir aktivitenin ardından rahatlık da ortaya çıkabilir, vücudunuz bazen gevşer ve zihinsel farkındalığınızı azaltırsınız. İnsanları strese sokmak istemezsiniz ancak yeterince stres olmamak can sıkıntısına yol açabilir ve bu da kayıtsızlığa neden olabilir, insanları teşvik ettiğinizden emin olun ve tekrar eden görevler için tamamlanan işleri izleyin.
BİLGİ EKSİKLİĞİ
Bu en yaygın olanlardan biri olarak oradadır; insanlar, özellikle bir organizasyon içinde zincirde yukarı çıkarken etkili bir şekilde eğitilmiyor. Bilgideki zayıflıklardan biri de iş deneyimi ve eğitimdir. Sistemler ve prosedürler değişebilir ancak çalışanlara güncel bilgi veya bilgiler verilmez. Bazı kuruluşlar, çalışanlarla birlikte güncellenen prosedürlerin her birini gözden geçirecek ve bilgi aktarımının alındığını imzalamalarını isteyecektir, ancak bu çok yaygın değildir.
Organizasyonunuz içinde değişiklikleri nasıl ilettiğinizi düşünün. İnsanlar bilgiden yoksun oldukları için mi hata yapıyorlar? Görevlerini yerine getirmek için gerekli bilgiye sahip olduklarından emin olanlar var mı?
DİKKATİ DAĞINIKLIĞI
Psikologlar, dikkat dağınıklığının bir şeyleri unutmanın bir numaralı nedeni olduğunu söylüyor. Bunların hepsi, çoğumuzun uğraşmak zorunda olduğu günlük yaşamdaki dikkat dağınıklığından kaynaklanmaktadır.
Şu anda, hepimiz evden çalışırken, dikkat dağınıklığı nedeniyle yapılan hatalar önemli ölçüde arttı. Kargo teslimatları, köpeğiniz havlıyor, çocuklarınız duvarlarınızı boya kalemleriyle boyamaya karar veriyor! Bütün bunlar bizi şu anda işimizi etkili bir şekilde yapmaktan alıkoyuyor, bu yüzden verimlilik bir kısmı için muhtemelen artmış olsa da; işin kalitesi muhtemelen azalmıştır.
Hepimiz evden çalışsak da çalışmasak da dikkat dağınıklığı devam ediyor, yüksek sesler ve gürültüler olabilir, sorular sorulabilir veya yardım isteyen insanlar olabilir veya telefonunuz çalabilir. Dikkat dağınıklığından sonra olan şey, elinizdeki göreve geri döndüğünüzde, genellikle bir şeyler yaptığınızı ancak yapmadığınızı düşünürsünüz. 2 gündür bu makaleyi yazmaya çalışıyorum ama telefon görüşmeleri, acil e-postalar veya arka planda çığlık atan çocuklar dikkatimi dağıtmaya devam ediyor.
İşyerinde olabildiğince çok dikkat dağıtıcı şeyden kaçınmaya çalışmalısınız, birisi bir görevi yerine getirirken onları rahatsız etmemeye çalışın, tüm dikkatinizi gerektiren önemli bir göreviniz varsa e-postalarınızı ve telefonunuzu kapatın. İnsanların kritik görevlere odaklanabilmesi için “rahatsız etmeyin” alanları oluşturmaya çalışın.
EKİP ÇALIŞMASININ EKSİKLİĞİ
İş fonksiyonunuza bağlı olarak, çoğu zaman bir ekip içinde çalışmanız gerekecektir ve birisi ekip çalışmasına katkıda bulunmuyorsa bu, hatalara yol açabilir. Etkili bir ekip oluşturmak için, iletişim ve liderlik de dahil olmak üzere doğru becerilere ve bilgiye sahip, ancak daha da önemlisi bir ekip içinde çalışabilen doğru kişileri yerleştirmek gerekir.
YORGUNLUK
Yorgunluk, uzun süreli fiziksel veya zihinsel stresten sonra hepimizin duyarlı olduğu bir şeydir. Uzun saatler boyunca ara vermeden çalışıyorsak, kolayca yorulabiliriz. Ne kadar yorgun olursak, konsantrasyon seviyeleri ve karar verme konusunda daha kötü oluruz, bir şeyleri unuturuz ve kolayca dikkatimiz dağılır.
Yorgunluk riskini azaltmak için düzenli uyumak, sağlıklı beslenmek, ayrıca egzersiz yapmak ve dinlenmek önemlidir. Çalışanların fazla çalışmadığından emin olmalı, çalışma saatlerini sınırlandırmalı ve molalarını izlemelisiniz.
KAYNAK EKSİKLİĞİ
Kaynaklar; personel, zaman, veri, araçlar, beceriler, deneyim ve bilgiden oluşur. Bu kaynaklardan herhangi biri eksikse, bir görevi gerektiği gibi tamamlama becerisine etki edebilirler.
Doğru kaynakların mevcut olduğu ve uygun olduğu, görevlerin daha etkin bir şekilde tamamlandığı kanıtlanmıştır.
Kaynak eksikliğini gidermek için paraya ihtiyacınız olacak ve bir şey bozulduğunda veya hızlı bir şeye ihtiyacınız olduğunda ve mevcut olmadığında bunun olumsuz bir etkisi olacaktır. Bu sorunu yönetmeye yardımcı olmak için önceden plan yapmalısınız.
Ayrıca, ortalama yaşam süresini en üst düzeye çıkarmanızı sağlamak için ekipmanınız için bir bakım programınız olduğundan emin olmalısınız. Çalışanlarınızla konuşun ve kullanılan ekipmanın kullanıma uygun olduğundan emin olun.
BASKI
Şu anda hepimiz biraz baskı hissediyoruz, özellikle de covid durumu günlük olarak değişirken. Biraz baskı sizin için iyidir ve bugünlerde beklenmelidir, ancak çok fazla baskı olduğunda bu olumsuz bir etkiye sahiptir. Baskı, kaynak eksikliği gibi diğer bazı insan faktörlerinin bir sonucu olabilir ve her açıdan gelebilir; patron, meslektaş, müşteri.
İş yükü çok fazlaysa veya çok fazla baskı altındaysanız, ek görevleri nasıl reddedeceğinizi öğrenmeniz veya mevcut görevleri tamamlamak için fazladan zaman kazanmanız gerekir. Kuruluşların iş yüklerini yönettiklerinden ve çalışanların çok fazla baskı altında olmadıklarından emin olmaları gerekir.
İDDİALILIK EKSİKLİĞİ
Bu, kötü bir patron olmakla ya da bağırarak dolanan bir takım lideri olmakla ilgili değildir. Bu, takım içinde cezalandırılma korkusu olmadan ifade özgürlüğüne izin vermekle ilgilidir. Ekip üyelerinizin endişelerini ifade etmelerine izin veriliyor mu ve birbirlerine özgürce ifade etme izni veriyorlar mı?
Bazen çoğunluğu takip ederiz, ancak bazı durumlarda bu yanlış olabilir. Bununla ilgili birçok çalışma var ve ‘Bilişsel Uyumsuzluk’ olarak da bilinir. İnsanların konuşması ve sesini duyurması gerekir ve ekip liderlerinin bu alanı sağlamaları ve diğer fikirleri dinlemeleri gerekir.
STRES
Şu anda kesinlikle bunu işaretleyebiliriz. Stresle ilgili ilginç olan şey, herkesi farklı şekilde etkilemesi ve bazen gizli olmasıdır. İki temel stres türü vardır; akut ve kronik.
Akut stres, üzerimize yüklenen gerçek zamanlı taleplerden kaynaklanır. Zihinsel işlemlerimiz ve fiziksel bedenimiz bununla başa çıkamaz. Kronik stres, üzerimize yüklenen uzun vadeli baskıların birikmesinden kaynaklanır. Kronik stres, evdeki
sorunlar, hastalıklar, yas gibi yaşam taleplerinden veya sadece genel olarak zaman zaman hepimizin karşılaştığı genel yaşam sorunlarından kaynaklanabilir.
Birinin çatırdadığını veya sinirli olduğunu fark ederseniz, stresli olabilirler. İnsanların yorgun göründüğünü fark edebilirsiniz, stres birinin uyumamasına ve hastalanmasına neden olabilir. Pek çok kuruluş, çalışanları sadece kendi içinde değil, aynı zamanda birbirlerinin içinde de stresi tespit etmek için eğitmiyor.
FARKINDALIK EKSİKLİĞİ
“Bunu bilmiyordum”, farkındalıktan yoksun kuruluşlarda duyulan yaygın bir terimdir. Sistemlerin ve prosedürlerin farkında olmamak, sorunlara neden olan bir faktör olabilir. Ancak farkındalık, stres ve yorgunluk gibi diğer bazı insan faktörlerinden de kaynaklanabilir. Birisi stres altındaysa, organizasyon içindeki çevrenin veya değişikliklerin farkında olmayabilirler ve bir şekilde gözlerinden kaçırabilirler.
İşyerinde tetikte olun, birisinin hata yaptığını fark ederseniz, buna neyin sebep olduğunu düşünün, sorun çözülene kadar şimdilik ne yaptıklarını izlemeniz gerekir.
NORMLAR
Deneyimli çalışanlara sahip olmak önemli olsa da, bazen değişimden hoşlanmayabilirler ve başkaları yoluna devam etse bile bir şeyi her zaman yaptıkları şekilde yapmaya devam edeceklerdir.
Normlar ayrıca çalışanların üstlendiği yazılı olmayan kurallardan ve görevlerden de ortaya çıkar. İş tanımında yazılı değil, ancak bunun yapmaları gereken bir şey olduğunu biliyorlar.
Çalışanların tanımlanmış prosedürlere göre çalıştığından ve sapmadığından emin olun, belki aynı görevi yapmak için daha iyi bir yönteme sahiptirler, ancak bir şeyi değiştirmek veya hizalamak için duygularını iletmeleri gerekir.
Sonuç olarak, yönetim sisteminizi ve çalışma ortamınızı düşünün, bu insan faktörlerinin ilk etapta ortaya çıkmasını önlemek için bir organizasyon olarak yapabileceğiniz herhangi bir şey var mı? Yönetim sisteminin insan unsurunu çevreleyen sorunları fark ettiğinizde, bazı sağlam düzeltici eylemler yapın.
