ISO 9001’i uygulamak, özellikle daha önce sertifika almadıysanız, göz korkutucu bir görev olabilir. Organize bir süreci takip etmek ve Naviga Belgelendirme gibi profesyonel bir organizasyonla çalışmak bunu yapılabilir hale getirebilir. Bu oldukça uzun bir süreçtir, bu yüzden onu daha yönetilebilir adımlara bölmek de yardımcı olabilir. ISO 9001 uygulamasına hazırlanmakla başlayarak, önümüzdeki birkaç bölümde bunu yapacağız.
Plan Oluşturma
Planınızı oluşturmak, belirlediğiniz boşlukları kapatmak için yapmanız gereken eylemleri tanımlamayı içerecektir.
Planınız ne kadar ayrıntılı olursa, uygulanması o kadar kolay olur ve o kadar başarılı olur. Plan, yapılacak eylemleri, kimin hangi görevlerden sorumlu olduğunu, her bir eylemin ne kadar süreceğini ve personelin bunları hangi sırayla tamamlaması gerektiğini içermelidir. Plan ayrıca, tüm çalışanların ilerlemeyi ölçebilmesi için her bir eylemin temel kilometre taşlarını ve amaçlanan hedeflerini tanımlamalıdır.
ISO 9001 uygulamasına hazırlanırken, önünüzdekileri planlayabilmeniz için büyük resmi akılda tutmak yardımcı olabilir. Bir işletme, ISO 9001’in nasıl uygulanacağı konusunda aşağıdakileri içeren beş aşamalı yaklaşımı kullanabilir:
- Planlama
- Sistem tasarımı
- Sistem uygulaması
- Denetimler, gözden geçirme ve iyileştirme
- Sertifika
Planlama aşamasında öncelikle planlamaya odaklanmalısınız. Ancak, bunu planınıza dahil edebilmeniz için ileride ne olduğunu bilmek faydalıdır. Planınızı oluşturduğunuzda, örneğin denetimleri ve iyileştirmeleri barındırabilecek şekilde yapın.
Genel uygulama süreci nasıl adımlara bölünüyorsa, her bir aktiviteyi de adımlara bölün. Bu, ileriye doğru daha net bir yol oluşturur ve makul beklentiler oluşturur.
ISO 9001 uygulama planınızın bir parçası olarak bir iletişim planı da oluşturmanız gerekir. ISO 9001 sertifikası almak, şirketinizin tüm çalışanlarını ve diğer paydaşları etkileyecektir. Etkilenen herkes meydana gelebilecek değişiklikler hakkında bilgilendirilmelidir.
İletişim planı, iletişim kurmak için neye ihtiyacınız olduğunu, hangi ortamı kullanacağınızı, mesajı ne zaman ileteceğinizi ve kimin ileteceğini içermelidir. Neden sertifika aradığınızı, bunun çalışanlara nasıl fayda sağlayacağını, çalışanların yapması gereken değişiklikleri ve denetimlere nasıl hazırlanacağını açıklamak isteyebilirsiniz. Bunları bir haber bülteni, e-posta veya yüz yüze görüşme yoluyla iletebilirsiniz.
Dokümantasyon Tasarlama
Bir işletme neyi belgeleyeceğine nasıl karar vermelidir? Dokümantasyonun amaçlarını gözden geçirmek faydalı olabilir. ISO’ya göre, bu amaçlar şunları içerir:
- İletişim bilgileri
- Tamamlanmış bir faaliyetin kanıtını sağlamak
- Bilgi paylaşımı
- Bir kuruluşun deneyimlerini korumak veya dağıtmak
- Kuruluşunuz belgeleri başka nedenlerle de kullanabilir.
Neyi belgeleyeceğinize karar verirken mevcut belgelerinizi gözden geçirin ve ihtiyaçlarınızı yeterince karşılayıp karşılamadığını ve uygun bir amaca hizmet edip etmediğini belirleyin. Bu değerlendirmeye dayanarak, dokümantasyon süreçlerinizi olduğu gibi devam ettirmeyi, yeni prosedürler eklemeyi, belirli uygulamaları sonlandırmayı veya halihazırda kullanmakta olduğunuz süreçleri revize etmeyi seçebilirsiniz.
Dokümantasyon prosedürlerindeki herhangi bir değişiklik için, uygulama ve iletişim planlarını nasıl oluşturduğunuza benzer bir şekilde ayrıntılı bir plan oluşturmalısınız. Plan şunları yapmalıdır:
- Yapılacak değişiklikleri açıklayın
- Tamamlamak için bir zaman çizelgesi oluşturun
- Sorumlulukları atayın
- İlerlemeyi ölçmek için kriterleri tanımlayın
- Etkinliği değerlendirmek için bir strateji oluşturun
