Bu makalenin konusu işlevsel liderlik teorisine bakmaktır. Bu, organizasyonel veya birim etkinliğine katkıda bulunması beklenen belirli lider davranışlarını ele almak için özellikle yararlıdır. Bu, liderlerin bireysel özellikler yoluyla tanımlanabileceği veya nitelik/özellik teorisinde olduğu gibi, insanların doğal olarak lider olmaya yatkın olduğu fikrine ters düşer.
Bu kavramlarla ilişki kurmakta zorlanan liderler için, belirli görevlerin nasıl yönetildiğine ve liderlerin gerçekleştirmesi gereken işlevsel rollere daha fazla vurgu yapılması gerekir. Bu fikirleri ISO yönetim sistemlerine gerçekten dahil eden ilk kişi olabiliriz.
Fonksiyonel Liderlik
İşlevsel liderlik, tamamen organizasyonel ve birim etkililiğine ulaşmakla ilgilidir. Bu, liderliğin, liderlerin kendilerini etkili göstermek için benimsediği davranışların karışımından ziyade, bir ISO yönetim sistemine yanıt olarak gelişen bir şey olarak görüldüğü anlamına gelir. Ekip liderlerinin sorumlu olduğu 8 temel işlev vardır.
Bir ISO yönetim sistemine nasıl uyduklarına bakalım:
1. Görevi tanımlama
Bir liderin ilk rolü, yönetim sistemini tasarlayan veya bundan sorumlu kişilere kuruluşun bağlamı, riskleri ve iş fırsatları hakkında bilgi sağlamaktır. Şunlar da önemlidir:
- Kuruluşun stratejik yönü ve bağlamı ile uyumlu olması gereken kuruluş için hedefler belirleyin.
- Her iş hedefi için SMART hedeflerini tanımlayın.
- Ek belirsizlik, karmaşıklık ve belirsizliği önleyen eylemleri tanımlayın.
- Liderlerin her bir hedefi kontrol etmesine yardımcı olmak için belirli bir yön verin.
- Yönetim sisteminin temelini oluşturan belirli kurumsal politikaları tanımlayın.
2. Planlama
Bir yönetim sisteminin uygulanması için gerekli kaynaklar, üst yönetim tarafından organizasyon içinde kullanılabilir hale getirilmelidir. Bu bağlamda liderlerin işlevi, bu bilinçli stratejik kararları vermek ve muhakemeyi kaydetmektir. Bir lider olarak aşağıdakileri sağlamanız önemlidir:
- Kuruluş içinde değişimi mümkün kılmak için doğru düzeyde malzeme, mali ve insan kaynakları sağladığınızı kontrol edin.
- Sağladığınız kaynakların hala yeterli olup olmadığını izleyin. Hedeflerin artık uygulanabilir olmadığı, değiştirilmesi veya rafa kaldırılması gereken zamanlar vardır.
- Bu değişikliklerin çalışanlar tarafından anlaşılıp anlaşılmadığını kontrol edin ve yasal sapma kaydı olduğundan emin olun.
- Alternatif seçeneklere bakın ve acil durum planlaması, belirli hedeflere değer katmaya yardımcı olmak için gerçekleştirilen ortak işlevlerdir.
- Belirli hedeflerle bağlantılı olarak planlı bir iyileştirme programı benimseyin.
3. Ekibi Brifing
Yönetim sistemi tam olarak uygulandığında, liderlik işlevi bir görevin ne kadar iyi yerine getirildiğini değerlendirmeye ve ihmal, cehalet veya ilgisizlik durumlarını belirlemeye geçer. Bu, lider olarak şunları yapması gerektiği anlamına gelir:
- Çalışanların rollerini üstlenme yeteneklerini etkileyebilecek kişisel ve kişiler arası sorunların farkında olun.
- Belirli görevler için bireyleri seçin, böylece bu çalışma, bireylerin güçlü yönlerine göre optimize edilebilir, koordine edilebilir ve kontrol edilebilir.
- Bireylerin sorumluluklarının farkına varmaları için, risk temelli düşünme gibi bireyin sorumluluğuyla doğrudan etkileşime giren sistematik ilkelere ek vurgu yapılmalıdır. Yönetim sistemi tam olarak uygulandığında, liderlik işlevi bir görevin ne kadar iyi yerine getirildiğini değerlendirmeye ve ihmal, cehalet veya ilgisizlik durumlarını belirlemeye geçer.
- Kendi beklenti seviyenizi karşılayana kadar feshetmeye, değiştirmeye ve yeni iş sözleşmeleri oluşturmaya hazır olun.
4. Ne Olduğunu Kontrol Edin
Organizasyonel kontrolü operasyonel verimlilikle ilişkilendiriliyor, ancak ISO yönetim sistemleri içinde; daha önemli olan kontrollü operasyonların etkisidir. Bu, liderlerin işlevinin kritik olaylara ve organizasyonel krizler meydana geldiğinde tepki vermek olduğu anlamına gelir. Liderler şunları yerine koymalıdır:
- Acil durumlardan haberdar olmalarını sağlayan raporlama mekanizmaları,
- Yöneticilerde seçici algı güçleri olarak adlandırılan güçleri telafi etmek ve yönetim faaliyetlerini senkronize etmek için farklı yönetim seviyelerinde müdahaleler yapın. Düzeltici ve önleyici faaliyetler üzerinde bir kontrol düzeyi arayın.
5. Sonuçların Değerlendirilmesi
Yönetim İncelemesi, liderlerin ISO yönetim sistemleri içinde sonuçları değerlendirdiği süreçtir. Bu nedenle liderlerin şunları yapması hayati önem taşımaktadır:
- Yönetim incelemesinin yeterli bilgi toplamasını sağlayın
- Bir yönetim incelemesi sırasında ilgili bilgilerin sürdürülememesi ve elde edilememesi, kurumsal bilgi kaybı olarak görülebileceğinden, düzenli olarak bir inceleme yapılır. Başarıyı hedeflere göre değerlendirin, performans sonuçlarını izleyin, denetim raporu bulgularını gözden geçirin, düzeltici veya önleyici eylemleri gözden geçirin ve bu bilgiyi bu bilgiye ihtiyaç duyan herhangi bir personel üyesine iletin.
- Riske dayalı bir düşünme yaklaşımı kullanarak riski değerlendirmek, liderlerin temel bir işlevidir ve yönetimin gözden geçirilmesi bu açıdan değişim için bir forum sağlar.
6. Bireyleri Motive Etmek
Bireyleri motive etmenin ardındaki anahtar, onların yönetim sistemi için arzu edilen davranışları benimsemelerini sağlamaktır. Araştırmalar, dönüşümcü liderlik tarzlarının motivasyona ilham verme yeteneğine sahip olduğunu bulmuştur. Liderler şunları sağlamalıdır:
- Kalite yönetim sisteminin etkinliğine katkıda bulunmak ve iyileştirmeyi teşvik etmek için kişileri görevlendirerek, yönlendirerek ve destekleyerek amaçlanan çıktılara ulaşır.
- Ödüller ve teşvikler gibi harici motive edicileri kullanırlar ve her bir çalışan adına dahili motive edicileri ortaya çıkarırlar.
7. İnsanları Organize Etme
Organizasyonel roller ve sorumluluklar, bir hiyerarşi şeması kadar basit bir şeyle belirlenebilir; ancak bir ISO yönetim sistemi tarafından kontrol edilen bu kişiler arasındaki etkileşimdir. Liderlerin şunları yapması gerekir:
- Bir üretim hattını kontrol etmek için ortak bir mekanizma olan iş talimatlarını tanıtın.
- Dışarıdan sağlanan ürün ve hizmetleri kontrol etmek için müşteri gereksinimlerini belirleyin.
- Uygun olmayan ürünleri kontrol edin; genellikle izleme, kalibrasyon ve buna bağlı olarak bir tür analize ihtiyaç vardır.
8. İyi Bir Örnek Belirlemek
Üst yönetim, bir yönetim sistemi için nihai sorumluluğa sahiptir. Küçük personel üyeleri, üst yönetimin kötü davranışlarını kopyalayabilir ve taklit edebilir, bu nedenle, yönetim sistemini baltalayacak hiçbir şey yapmamaları önemlidir. Tersine, iyi davranışın takipçiler tarafından pekiştirildiği ve benimsendiği birçok örnek vardır.
Çözüm
Liderlik İşlevleri, ISO yönetim sistemlerine oldukça düzgün bir şekilde uyar. Bunun çok iyi çalışmasının nedeni, ISO’nun madde tabanlı sisteminin, liderler için eylem merkezli gereksinimleri çok kesin olarak sağlamasıdır. Belirli bir liderlik tarzına karar vermeden önce bu temel işlevlere bakmalısınız.
