Kaplumbağa Diyagramı nedir?
Bir Kaplumbağa Diyagramı, herhangi bir sürecin tüm unsurlarını çok kesin bir şekilde detaylandırmak için kullanılabilecek görsel bir araçtır.
Bu Kaplumbağa Şeması bir ‘Tedarik’ süreci içindir ve bu aracın nasıl kullanılabileceğine dair sadece bir örnektir.
Kaplumbağa Şeması bir dizi faydalı özelliğe sahiptir:
- Sürecin sahibinin kim olduğunu tanımlar ve kuruluşun Rol ve Sorumlulukları nasıl atadığını göstermeye yardımcı olur.
- İlgili standartların geçerli maddelerini belirlemek için kullanılabilir ve ayrıca sürecin karşılaması gereken geçerli yasal ve diğer gereksinimleri ayrıntılandırabilir.
Merkezinde, Adımlar Ekleme Değer artı onların dizinin, sürecin kapsamı ile tüm detayları verir. Lütfen herhangi bir sürecin organizasyon içindeki birden fazla çalışanı ve departmanı içerebileceğini unutmayın.
‘Katılan Olduğu’ bölümünde, biz süreç içinde Adımlar ekleme Değerini tamamlamak için sorumluluğa sahip organizasyon içinde iş rollerinin tamamı. Yine bu, kuruluşun rolleri ve sorumlulukları nasıl atadığını göstermeye yardımcı olur.
‘Ne ile Olacak’ bölümünde, bu işlemi başarıyla gerçekleştirmek için gereken tüm kaynakları buluyoruz. Yine bu bölüm, kuruluşun operasyonlarını nasıl planladığını ve işi yapmak için gerekli kaynakları sağladığını göstermeye yardımcı olabilir.
‘Nasıl Yapıldı’ bölümünde, kuruluşun nasıl en iyi uygulama doğrultusunda bunları tamamlamak için Katma Değer Adımlar tamamlamaktan sorumlu olanların, kuruluşun yönetim sistemi içinde herhangi bir spesifik belgelere atıfta bulunuyor.
‘Destek Süreçleri’ bölümünde, Tedarik sürecine destek ve planlandığı gibi işleve buna izin bu işlemlerin bir listesini bulabilirsiniz.
Son olarak ‘Etkinlik ve Verimlilik’ bölümünde, tedarik sürecinin ne kadar iyi performans gösterdiğini izlemek için kuruluşun elinde bulunan tüm önlemleri buluyoruz. Bu önlemler kuruluşun iş planı, politikaları ve hedefleri ile doğru bir şekilde uyumluysa, o zaman bu ölçümlerin bir bakışta yönetime ve kontrol etmek isteyen herkese, satın alma sürecinin görevini yerine getirip getirmediğini ve kuruluşu destekleyip desteklemediğini söyleyebileceğini unutmayın.
Neden bir Kaplumbağa Şeması kullanırsınız ve faydaları nelerdir?
Kaplumbağa Diyagramları, bir organizasyonun üst düzey Süreç Manzara Haritası ile organizasyonun verilen görevlerin nasıl tamamlanacağını detaylandırmak için kullandığı Süreç Akış Şemaları, Prosedürler, İş Talimatları, SÇP’ler vb. arasında değerli bir bağlantı oluşturabilir. Tüm bunlar, kuruluşun belgelenmiş bir yönetim sistemini sürdürmeyi seçtiğini varsaymaktadır.
Bazı kuruluşlar, tüm sürecin nasıl işlediğini yakalamak için bir Süreç Akış Şeması kullanmayı seçebilir, ancak bu belgeler, özellikle süreç içindeki tüm adımları içeriyorsa, onları ilk kez görüntüleyen insanlar için bazen göz korkutucu ve karmaşık görünebilir. Bazı kuruluşlar, süreçlerini bir dizi belge aracılığıyla detaylandırmayı seçebilir.
Yine bu, deneyimsizler için göz korkutucu olabilir. Kaplumbağa Diyagramı, yeni bir kullanıcının tek bir sayfadan sürecin nasıl işlediğine dair bir genel bakış elde etmesini sağlar. Destekleyici belgeler daha sonra sürecin Değer Katan Adımlarını ve bunların nasıl tamamlanacağını daha fazla araştırmak için kullanılabilir.
Tedarik süreci örneğini izleyerek, yeni bir planlayıcı kuruluşa katılırsa, tedarik sürecinin kuruluş içinde yer aldığı Süreç Peyzaj Haritasından kolayca görebilirler. İç tedarikçilerinin ve iç müşterilerinin kim olduğunu hızlı bir şekilde görebilirler ve satın alma sürecinin verimli bir şekilde çalışmaması durumunda potansiyel olarak kimlerin etkilenebileceğini anında görebilirler.
Kaplumbağa Diyagramı, sürecin temel Katma Değerli Adımlarını ve kuruluşun etkinlik ve verimliliği ölçebileceği araçları belirlediğinden, Kaplumbağa Şeması süreç içindeki Atıkların belirlenmesi için değerli bir araç olabilir. Değer Katan Adım olmayan veya dikkati dağıtan her şey israftır ve ele alındığında sürecin sürekli iyileştirilmesini sağlayacaktır.
Son olarak Kaplumbağa Diyagramları, organizasyonun süreçlerini oluştururken ve süreç performansını İş Planı ve geçerli politikalarla uyumlu hale getirirken üst yönetim için çok faydalı olabilir. Bu noktadan itibaren, her bir süreç için mevcut en iyi uygulama için bir kıyaslama noktası görevi görecek ve süreçleri çok daha görsel ve anlaşılması daha kolay hale getireceklerdir.
