Önceki blogda ulusal kültürün denetim üzerindeki etkisini göz önünde bulundurduk, ancak tek bir ulus içinde bile bir kuruluşla diğerini karşılaştırırken kültürde önemli farklılıklar gözlemlenebilir.
Bu ilişki, ISO 9004 – Bir kuruluşun sürdürülebilir başarısının yönetimi – Kalite yönetimi yaklaşımı, kalite yönetimi yoluyla sürdürülebilir başarıya ulaşma konusunda rehberlik sağlayan uluslararası bir standartta tanınmaktadır. Tüm sektörlerdeki tüm kuruluşlara uygulanabilir ve bir kuruluş içindeki güçlü alanları ve iyileştirmelerin yapılabileceği alanları belirlemek için öz değerlendirmenin önemini ana hatlarıyla belirtir.
ISO 9004 bize her organizasyonun kimliği ve bağlamı ile tanımlandığını ve kimliğinin misyonu, vizyonu, değerleri ve kültürüne dayandığını hatırlatır. Bu dört unsur birbiriyle ilişkili ve dinamiktir, bu nedenle birindeki değişiklik diğerlerinden birini veya birkaçını etkileyecektir. Standart daha sonra kültürü, sergilenen ‘inançlar, tarih, etik, gözlemlenen davranışlar ve tutumlar’ olarak tanımlamaya devam eder.
Kurum kültürünü misyon, vizyon ve değerlerle uyumlu hale getirmenin önemi, Üst yönetime verilen bir görevdir. Bu süreç, kuruluşun sürdürülebilir başarıya ulaşma yeteneğini etkileyebilecek herhangi bir dış veya iç sorunun tanımlanmasıyla başlar. Bu öğrenme daha sonra misyon, vizyon ve değerlerin içeriğini bilgilendirmek için kullanılır. Daha sonra, üst yönetim, kuruluşun mevcut kültürünü değerlendirmeli ve misyon, vizyon ve değerlerin gerçekleştirilebilmesini sağlamak için bunu değiştirmeye ihtiyaç olup olmadığını değerlendirmelidir. ISO 9004 bize bunun ‘tek seferlik’ bir uygulama olmaması gerektiğini, periyodik olarak ve dört unsurdan birinin değiştiği her durumda tekrarlanması gerektiğini hatırlatır. Bu gibi durumlarda,
Burada iç denetçinin rolü, kurum kültürünün değerlendirilmesinde üst yönetimi desteklemektir. Üst yönetimin misyon, vizyon, değerler uyumuna ulaşmasını sağlamak için gerekli iç görüyü toplamaktır. Ama bu nasıl mümkün olabilir?
Organizasyon kültürünün denetlenmesi
Örgüt kültürünün denetlenmesi, en azından kültür doğrudan değerlendirilebilecek bir şey olmadığı için birçok zorluk sunar. Bunun yerine denetçilerin kültürün ‘göstergelerini’ değerlendirirken kendilerini rahat hissetmeleri gerekir.
Bu, nesnel kanıtları incelemenin yanı sıra, bir denetçinin ‘profesyonel yargısının’ kullanılmasını, %100 doğrulanamayan bilgilere dayandırılabilecek güven derecesini belirleme becerisini de gerektirecektir.
Kültür göstergelerinin kesin bir listesi bulunmamakla birlikte, ancak birkaç değerlendirme, denetçilerin aşağıdakilere yanıt aramak isteyebileceklerini göstermektedir;
- Çalışanlar onlardan tam olarak ne beklendiğini biliyor mu?
- Kuruluş, karar verirken veri topluyor ve kullanıyor mu?
- Kuruluşumuzun her seviyesinde kaliteye güçlü bir bağlılık var mı?
- Çalışanların fikirlerini paylaşma, endişelerini dile getirme ve geri bildirim sağlama fırsatları var mı?
- Çalışanlar rollerinde karar vermeye teşvik ediliyor mu?
- Politikalar ve prosedürler, organizasyonun tüm seviyelerinde aynı şekilde uygulanıyor mu?
- Çalışanlardan karmaşık veya üst düzey beceriler kullanmaları isteniyor mu?
- Kuruluş, çalışanlarının geleceğine yatırım yapıyor mu?
- Organizasyon içindeki liderler, organizasyonu çalışmak için harika bir yer haline getirmeye çalışıyor mu?
- Çalışanlar öğrendikleri için ödüllendiriliyor mu?
- Kuruluş, işleri hızlı yapmaktan ziyade değer sağlamaya odaklanıyor mu?
- Kuruluştaki insanlar birbirleriyle kişisel olarak ilgileniyor mu?
- Yönetim, çalışanlarla iletişim kurma konusunda iyi bir iş çıkarıyor mu?
- Çalışanlar inisiyatif alma konusunda olumlu bir şekilde tanınıyor mu?
- Organizasyon yeni bir fikri ilk deneyenlerden biri olabilir mi?
- Kuruluştaki yöneticiler, çalışanların işlerini iyi yapma yeteneklerine güveniyor mu?
Yukarıdakilere nasıl cevaplar aranmalıdır? İlk yaklaşım, kök neden analizi, sorunların neden ortaya çıktığını ve bunların yanlış davranışlar için nasıl itici güç olabileceğini belirleme gibi teknikler aracılığıyla denetim programındaki her bir bağımsız denetime bir kültür değerlendirmesi gereksinimini dahil etmek ve ardından noktaları birleştirmek oldu. Ortak temaları belirlemek için tüm bireysel denetimlerde. Bu yaklaşım, denetçileri süreçlere geleneksel odaklanmanın ötesine taşır ve kontrollerin nesnel ve öznel kanıtları (ikincisi onların duygularına dayalıdır) birleştirme konusunda rahat olmalarını gerektirir.
İkinci yaklaşım, kişisel davranışları, kültürün bir temsilcisi olarak tüm organizasyon genelinde belirli bir denetim olarak denetlemeyi içerir. Burada iç denetim için kilit soru, kültür ve değerlerin her iş kararının merkezinde olduğunu ve örneğin işe alım, eğitim, performans yönetimi ve ödül düzenlemelerinde her düzeyde dahil edildiğini göstermek için kanıtların en iyi nasıl toplanacağıdır.
Çözüm
Hem ulusal kültürün hem de kurum kültürünün denetim sürecini nasıl etkilediğini anlamak bir denetim zorunluluğudur.
Bir organizasyonun sürdürülebilir başarıya ulaşması için misyonu, vizyonu, değerleri ve kültürünün hepsinin uyumlu olması gerekir. İç denetçiler, durumun böyle olup olmadığını belirlemede önemli bir role sahiptir. Kararlarını üst yönetime geri beslemeden önce sonuca varmak için kuruluş içindeki faaliyetin hem nesnel hem de öznel değerlendirmelerini kullanmalıdırlar.
Denetçilerin kendi kültürlerine yabancı olan kültürlerde faaliyet göstermelerinin gerekli olduğu zamanlar olacaktır. Bunun farkındalarsa önceden gerekli araştırmaları yapmalı ve denetim tarzlarını ve davranışlarını buna göre değiştirmelidirler.
Farklı ulusal ve kurumsal kültürlerde denetim yapma fırsatı değerlendirilmelidir. Böyle değerli bir deneyim, daha kapsamlı bir denetçi olmaya hizmet eder.
