Hayattaki herhangi bir yolculukta olduğu gibi, nereden başladığımız ve nereye varmak istediğimiz konusunda net bir anlayış olmalıdır. Rotamızı çizerken bize çıkış noktamız söyleniyor, ancak henüz kimse bunu ISO 14001 açısından yapacak teknolojiyi ortaya koyamadı. Bu nedenle Çevre Yönetim Sistemi standartlarında ‘Örgütsel Bağlam’ın tanımlanması çok önemlidir.
Bağlam, bir kuruluşu ve hedeflerini etkileyebilecek iç ve dış konuların kapsamlı bir şekilde belirlenmesi ve anlaşılmasıdır. Büyüklük, endüstri veya coğrafi konum ne olursa olsun tüm kuruluşlar için yapılabilir.
Daha basit bir ifadeyle – ISO 14001’in beklenen sonucu ‘çevresel performansta iyileşme’dir. Bunu başarmaya yardımcı olacak şeyler ve yoluna girecek bazı şeyler var. Bağlamı tanımlamak, basitçe çalışmak ve bunların ne olduğunu anlamaktır.
Örgütsel bağlamın kapsamlı bir şekilde belirlenmesi, bunun çözülmesine yardımcı olur. Riskler ve fırsatlar olarak bilinen iç ve dış sorunları tanımlayarak, işletmenin stratejik yönünü ve amacını yönlendirmek için kullanılabilirler. Yönetim sistemi daha sonra günlük işlerin faydalı bir parçası ve çalışanların kendi performanslarını takip etmeleri için ilgili bir platform haline gelir.
Bu maddenin yerine getirilmesini sağlamak, üst düzey şirketin stratejik hedeflerini görevlere bağlamaya ve tüm düzeylerde ve işlevlerde çalışmaya yardımcı olur.
İç ve dış sorunlar nelerdir?
Kuruluşunuzun iç bağlamı, hedeflerinize ulaşmayı amaçladığınız ortamdır. İç bağlam, yönetişime yaklaşımınızı, müşterilerle ve ilgili taraflarla olan sözleşme ilişkilerinizi içerebilir. İç sorunlar şunları içerebilir:
- Düzenleme gereksinimleri
- Politikalarınıza uyma ve hedeflerinize ulaşma stratejileri
- Kaynaklar ve bilgi (örneğin sermaye, insanlar, süreçler ve teknolojiler)
- Risk arzusu
- Varlıklar
- Ürün veya hizmet
- Kuruluş tarafından benimsenen diğer standartlar, yönergeler ve modeller
- Bilgi sistemi
Dış bağlamınızı anlamak için sosyal, teknolojik, çevresel, etik, politik, yasal ve ekonomik çevrenizden kaynaklanan sorunları göz önünde bulundurun. Dış sorunlar şunları içerebilir:
- Hükümet düzenlemeleri ve kanundaki değişiklikler
- Pazarınızdaki ekonomik değişimler
- Rekabetiniz
- Çevre sorunları/algıları
- Kurumsal imajınızı etkileyebilecek olaylar
- Teknolojideki değişiklikler
Başkalarının fikirlerini önemsemeli miyiz?
Basit bir ifadeyle, ilgili ilgili tarafları belirleme gerekliliği, şirketiniz hakkında kimin görüşüne önem vermeniz gerektiğine karar vermeniz gerektiği anlamına gelir.
İlgili taraflar arasında doğrudan müşteriler, son kullanıcılar, tedarikçiler ve ortaklar, düzenleyiciler ve komşular bulunur. Diğerleri, kuruluştaki insanları, sahipleri/hissedarları ve hatta genel olarak toplumu içerebilir. Bu taraflar kuruluşa değer katar veya kuruluş içindeki faaliyetlerden etkilenir. İhtiyaçlarının belirlenmesi ve karşılanması, verimli ve etkili bir çevre yönetim sisteminin uygulanması için önemlidir. Geri bildirimleri, kuruluşunuzda nelerin iyileştirilebileceğini ve nasıl geliştirilebileceğini belirlemenize gerçekten yardımcı olabilir.
İlgili taraflar arasında müşteriler, ortaklar, çalışanlar ve tedarikçiler yer alır. ÇYS’nizi geliştirirken, yalnızca aşağıdakileri etkileyebilecek ilgili tarafları göz önünde bulundurmanız gerekir:
- Müşterilerinizin ihtiyaçlarını ve yasal gereklilikleri ve düzenlemeleri karşılayan bir ürün veya hizmeti tutarlı bir şekilde sağlama yeteneği
- Sürekli iyileştirme süreci
- Sisteminizi etkin bir şekilde uygulayarak müşteri memnuniyetini artırma yeteneği
- Müşterilerinizin gereksinimlerine ve verdiğiniz diğer ilgili taahhütlerle birlikte geçerli olan herhangi bir tüzük veya düzenlemeye uymanızı sağlamaya yönelik süreç.
Hepsini belgelemek zorunda mıyım?
Bu madde ile birçok kişi tarafından yanlış anlaşılan alanlardan biri, bu maddenin sonuçlarının belgelenmesi ile ilgilidir. ISO 14001, bir şeyi belgelemek için resmi bir gereklilik olduğunda ‘ belgelenmiş bilgiyi muhafaza et ‘ terimini kullanır. Standart, bu madde veya çıktıları için bu beyanı yapmaz.
Standardın (A4.1) Eki, bu maddenin amacının ilgili ve tanımlanmış konulara ilişkin ‘yüksek düzeyde, kavramsal bir anlayış’ sağlamak olduğunu detaylandırmaktadır.
Elbette, bu madde tarafından belirlenen temel üzerine standart binada daha sonra yer alan maddeler, ele alınması gereken riskler ve fırsatlar gibi belgelemeyi gerektirir.
Ne zaman ve eğer gözden geçirmem gerekiyor mu?
ISO 14001:2015 madde 9.3 (yönetim gözden geçirmesi), gözden geçirme sürecinin aşağıdakilerdeki değişikliklerin dikkate alınması gerektiğini belirtir:
- ÇYS ile ilgili dış ve iç konular
- Uyum yükümlülükleri dahil ilgili tarafların ihtiyaç ve beklentileri
Bunlar elbette ISO 14001:2015 madde 4 – ‘Kuruluşun Bağlamı’ kapsamındaki iki ana alandır.
Özetle
Bu maddenin getirilmesi, ÇYS’nin artık standartlar, iç/dış denetçiler veya çevre yöneticisi tarafından dikte edilmemesini sağlamıştır. Bunun yerine, yetkilendirilen kuruluştaki üst yönetimdir, onlara yönetim sistemlerini tanımlama ve beklenen sonucu karşılamasını sağlama yetki ve esnekliği sağlar – kuruluşlarının çevresel performansında bir gelişme.
