Soil Assocation FSC itiraz ve şikayet prosedürü revize edildi.

POLİTİKA: Sertifikasyon sürecinin kamuya açık bir şekilde hesap verebilirliğini sağlamak için, tüm ilgili taraflar, itirazları ve şikayetleri zamanında değerlendiren prosedürlere erişebileceklerdir. Bu, Soil Association FSC belgelendirme departmanının dairesinin, FSC Sertifikasyonunun İtiraz ve Şikayet Çözüm Prosedürüdür.

Bu politika ile şunları hedefliyoruz:

Soil Association; Sertifikasyon Şeması standartları ve prosedürlerinin dahilindeki sorunları çözün.
Gelecekteki şikayetlerden kaçınmak için standartlarda ve prosedürlerde iyileştirmeler belirleyin.

KAPSAM: Bu prosedür itiraz ve şikayetlerle ilgilidir. IP-GEN-006 Danışma Politikası ve Yönergelerinde(IP-GEN-006 kamuya açık: www.soilassociation.org/certification/forestry/) açıklanan orman yönetimi (FM) sertifikasyonu için paydaş danışma sürecinden ayrıdır. NOT: FSC Sertifikasyonu, orman yönetimi veya kontrollü ahşap sertifikasyonu ile ilgili endişeleri olan tüm paydaşları, bir itiraz veya şikayette bulunmadan önce sertifika sahibinin paydaş istişare sürecine ve Soil Assocation paydaş istişaresine tam olarak katılmaya teşvik eder. Yorumunuzun paydaş danışma geribildirimi olarak değerlendirilmesini istiyorsanız, lütfen e-posta: ForestryConsultation@soilassociation.org Alternatif olarak, lütfen 4. sayfadaki “Bize ulaşın” bölümünde merkez ofisimizin telefon numarasını ve adresini bulun. Bölgesel iletişim bilgileri web sitemizde bulunmaktadır.
TANIMLAR:
- Şikayet: Belgelendirme kuruluşunun faaliyetleri ve / veya müşterilerinin faaliyetleri ile ilgili olarak bir belgelendirme kuruluşuna sunulan herhangi bir kişi veya kuruluşun memnuniyetsizliğinin ifadesi. Forest Stewardship Council® (FSC®) bağlamında, bir şikayet şunları içermelidir:
  - Şikayetçinin adı ve iletişim bilgileri
  - Sorunun net bir açıklaması ve
  - Şikayetin her bir unsurunu veya yönünü destekleyen kanıtlar.
- İtiraz:Müşterinin, o müşteriyle ilgili olarak verdiği bir kararın yeniden değerlendirilmesi için belgelendirme kuruluşuna yaptığı talep
Soil Assocation İtiraz ve Şikayet Çözüm Prosedürü Hakkında Bilgi Bu prosedür aşağıdaki şekillerde sunulur:

Tüm sertifikasyon başvuru sahiplerine başvuru sürecinin bir parçası olarak prosedür hakkında bilgi verilir.
Sertifikasyon sürecinde size danışılırsa, bu sefer itiraz ve şikayet çözüm prosedürü hakkında size bilgi verilecektir.
Bu prosedür belgesi şu adreste halka açıktır: www.soilassociation.org/certification/forestry/
Ek olarak, prosedür istek üzerine herhangi birine (müşteriler dahil) gönderilebilir. NB. Soil Association Certification, bir itirazın / şikayetin sunulmasıyla ilgili olarak herhangi bir ayrımcı işlem yapmayacaktır.

Şikayet ve İtirazları Ele Alma Prosedürünün Özeti Soil Assocation, bir şikayet veya itirazla ilgili olarak aşağıdaki adımları atacaktır:

Bir itirazın / şikayetin / endişenin sunulduğunu onaylayın.
Temyiz veya şikayet olarak kanıtlanıp kanıtlanamayacağını belirlemek için başvurunun ilk incelemesini yapın.
Şikayet veya itirazın alınmasından sonraki iki (2) hafta içinde Soil Ass.Sertifikasyonunun şikayet veya itirazın (aşağıda 6.2 uyarınca) takip edilmesi için önerilen eylem planının ana hatlarını içeren bir ilk yanıt verin. Temyiz veya şikayet sürecine dahil olmak üzere atanan Soil Assocation Sertifikasyon kişisinin iletişim bilgileri ilk yanıta dahil edilecektir.
Bir karara varmak için gerekli tüm bilgileri (mümkün olduğunca) toplayın ve doğrulayın
Tüm şikayetlerin ve alınan tüm eylemlerin kaydını tutun.
İlgili tarafın, şikayeti veya temyizi aday gösterilen Toprak Birliği Sertifikasyon kuruluşuna sunma fırsatına sahip olmasına izin verin (aşağıda 6.3’te belirtildiği gibi).
Şikayet / itirazın değerlendirilmesindeki ilerlemeden tarafları haberdar edin.
Şikayeti veya temyizi aldıktan sonraki üç (3) ay içinde iddiaları araştırın ve şikayet veya temyiz sonucuna göre önerilen tüm eylemleri belirtin.
Şikayetin kapatıldığı düşünüldüğünde şikayetçiye haber verin, yani Toprak Birliği Sertifikasyonu gerekli tüm bilgileri topladı ve doğruladı, endişeleri araştırdı ve şikayetle ilgili bir karar aldı.
Şikayetlere ve itirazlara, genel özet sertifika raporunda kullanılanla aynı dilde yanıt verin veya kullanılan dil konusunda şikayetçiyle anlaşın.
Şikayetçi tarafından talep edilirse, müşteriyle ilgili olarak şikayet sahibinin kimliğini gizli tutun. • Gerektiğinde, şikayetin yapıldığını program sahibine bildirin.

Toprak Derneği Sertifikasyonu, şikayetleri ve itirazları ve ayrıca bunları çözmek için hangi önlemlerin alınması gerektiğini kaydedecek ve izleyecektir.

Ayrıca, İtiraz ve Şikayet Süreci için Ek 1 Akış şemasına bakın (sayfa 5).

6 Prosedür

6.1 İlk İnceleme

Bir endişe, yorum veya sorgu alındığında, Bölüm 3’teki (Tanımlar) tanımlara uygun olarak bir şikayet veya itirazda bulunulup bulunmadığını belirlemek için ilk inceleme yapılacaktır:

Soil Association Sertifikasyonu, şikayet veya itirazın sorumlu olduğu sertifikasyon faaliyetleri ile ilgili olup olmadığını teyit edecek ve eğer öyleyse, bunu ele alacaktır.
Soil Association Sertifikasyonu, sorunu çözmek için daha fazla tartışmaya devam etmeyi önerecektir. NB. Uygunsa, sorunu önce doğrudan onaylı kuruluşa iletmenizi tavsiye edebiliriz.
Endişenizin bir itiraz veya şikayet olarak değerlendirilmesini istiyorsanız, ancak gerekli bilgileri sunmadıysanız, Soil Association Sertifikasyonu, itiraz veya şikayetin net bir tanımını, her bir unsuru veya unsuru destekleyecek objektif kanıtı eklemenizi isteyecektir. şikayet veya itiraz ve konuya ilişkin iletişim bilgileriniz bu prosedüre uygun olarak değerlendirilebilir.
Şikayet olarak doğrulanmayan isimsiz şikayetleri ve memnuniyetsizlik ifadelerini paydaş yorumları olarak ele alacağız ve bunları bir sonraki denetimde ele alacağız. Tüm paydaş yorumları anonim hale getirilecek ve Soil Association yanıtı ile birlikte sertifika raporuna dahil edilecektir. Tüm FSC FM genel özet sertifika raporları, FSC veritabanında mevcuttur: http://info.fsc.org/certificate.php

6.2 Şikayet veya itirazın değerlendirilmesi

Soil Association Certification tarafından önerilen eylem şekli şikayetin veya itirazın niteliğine bağlı olacaktır ve bir karara varmak için gerekli tüm bilgileri (mümkün olduğunca) toplamak ve doğrulamak için aşağıdaki seçeneklerden birini veya birkaçını içerebilir:

Şikayet veya itirazın masa başı değerlendirmesi, belgeleri, fotoğrafları, mektupları ve diğer kanıtları gözden geçirme.
Sahada doğrulama. Şikayet veya itiraz, bir müşterinin sitede doğrulama gerektiren eylemleri veya faaliyetleriyle ilgiliyse, bir site ziyareti yapmanın en iyi yol olduğunu düşünebiliriz.

Müşteriyle ilgili kamuya açık olmayan ve müşteri dışındaki kaynaklardan (örneğin bir şikayet sahibinden) elde edilen bilgiler, bilgi kaynağı ve müşteri bunu açıklamak için yazılı onay vermedikçe gizli tutulacaktır.

6.3 Şikayet veya itirazın çözümüne ilişkin karar

Bir şikayette bulunmak veya itiraz etmek istiyorsanız, bunu karar vericiye, yani çıkar çatışması olmayan ve tarafsız bir karar verebilecek kişi (ler) e sunma şansınız olacak.

Şikayet veya temyizin niteliğine bağlı olarak, şikayeti veya itirazı çözen karar, şikayet veya temyiz ile ilgili değerlendirmeye dahil olmayan kişi (ler) tarafından alınacak veya incelenecek ve onaylanacaktır. Şikayet veya temyiz hakkında karar vermek için aşağıdaki yöntemlerden biri veya daha fazlası kullanılacaktır:

Değerlendirmede yer almayan ve çıkar çatışması olmayan bir Soil Association Sertifikasyon çalışanı, şikayeti veya itirazı çözme kararını verebilir.
Kararın incelenmesi ve nihai onay, Soil Association Belgelendirme çalışanının talebi üzerine Orman Müdürü tarafından yapılabilir.
Karar, Soil Association Çalışanının veya Orman Müdürünün talebi üzerine Soil Association Certification Limited Sertifikasyon Komitesi tarafından değerlendirilebilir. Sertifikasyon Komitesi, karara dahil olan veya başka bir şekilde çıkar çatışması olan üyeleri içermeyecektir.

6.4 Şikayeti kapatma kararı

Soil Association Certification şikayetin kapalı olduğu kabul edildiğinde sizi bilgilendirecektir, bu da Soil Association Certification’ın gerekli tüm bilgileri topladığı ve doğruladığı, iddiaları araştırdığı, şikayet hakkında bir karar aldığı ve şikayetçi olarak size yanıt verdiği anlamına gelir.

6.5 Daha Fazla Çözünürlük itiraz durumunda, talep üzerine daha fazla bilgi, lisans sahipleri için temyiz süreci hakkında SA Kılavuzunda (C277fm) mevcuttur. SA Sertifikasyonunun kararından memnun değilseniz; Forest Stewardship Council (FSC) sertifikasyon sorunları için şikayetinizi şu adrese götürebilirsiniz:

ASI – Assurance Services International GmbH (ASI) Phone: +49 (228) 227 237 0 E-mail: asi-info@asi-assurance.org asi-assurance.org

Soil Association Certification’s FSC License Code is FSC® A000525.

As the ultimate step the complaint may be referred to FSC International.Phone: +49 (0) 228 367 66 0

Email: info@fsc.org Website: fsc.org/en

For Programme of Endorsement of Forest Certification (PEFC™) certification issues, you can take your complaint to the PEFC National Office or PEFC International: PEFC International

Phone: +41 (22) 799 4540

Email: info@pefc.org

Website: pefc.org

Soil Association Certification’s PEFC Licence code is PEFC/ 16-44-917