Bir yönetim sistemini uygulamak zaman, özveri ve beceri gerektirir, ancak kendiniz ve ekibiniz için daha kolay bir süreç oluşturmak size bir yönetim sistemini uygulamanın çeşitli faydalarını sağlayabilir. Operasyonel tutarlılığın, iyileştirilmiş çalışan katılımı ve iletişiminin, artan kârın, sürekli iyileştirmenin ve bir dizi başka avantajın keyfini çıkaracaksınız.
Doğru ekip, zaman çizelgesi ve taahhüt ile bir yönetim sistemini uygulamak ve bu faydaları elde etmek beklediğinizden daha kolay olabilir. İşlemi biraz daha pürüzsüz hale getirmenize yardımcı olacak bazı ipuçları:
1.Şirket Genelinde Taahhütle Başlayın
Mevcut sistemlerde herhangi bir değişiklik yapmak, birleşik bir cephe gerektirecektir. Liderler süreç boyunca ekiplerini desteklemelidir. Çalışanların yeni sistemlere motivasyona, yatırıma ve inanca ihtiyacı var. Yönetim sisteminin müşterilerin ihtiyaç ve beklentileriyle uyumlu olması da çok önemlidir.
Yeterli iletişim ve açıkça tanımlanmış sorumluluklar, tüm paydaşları dahil etme konusunda uzun bir yol kat edebilir. Çalışan katılımı ve gerekirse müşteri katılımı, sistemin başarısını sağlayabilir ve değişimle ilgili korkuları bastırabilir.
2. Bir Boşluk Analizi Gerçekleştirin
Resmi bir boşluk analizi yapmak, halihazırda yürürlükte olan yönetim sistemini ve hedeflerinize ulaşmak için hangi değişikliklerin gerekli olduğunu anlamanıza olanak tanır.
Boşluk analizi için harici bir denetçiyle çalışmak mükemmel bir ilk adım olabilir. Nihai rapor, istenen standartlara uyan ve uymayan unsurları belirleyecektir. Ayrıca, seçilen standartların hangi bileşenlerinin işletme için geçerli olduğunu belirleyecek ve önerilen düzeltici eylemlerle bir proje planı için bir temel oluşturacaktır. Birçok şirket, ekibi eldeki projeye yönlendirmek için bu adımı yararlı buluyor.
3. Süreci Parçalayın
Planlamaya ne kadar çok zaman ve düşünce verirseniz, uygulama o kadar kolay olur. Yönetim sisteminizi ISO standartları veya müşteri beklentileri ile uyumlu hale getirmek için neyin gerekli olduğunu öğrendikten sonra bir eylem planı oluşturun. Gereksinimleri temel adımlara ve çıktılara ayırın ve bir zaman çizelgesi oluşturun. Tüm ekip üyelerinin, sürecin her aşamasında kendilerinden ne beklendiğini bildiğinden emin olun.
4. Geliştirmeyi Planlayın
Sürekli iyileştirme, ISO standartlarıyla uyumlu herhangi bir yönetim sisteminin gerekli bir bileşenidir. Uygulandığı anda çerçevenin tam olarak oluşmayacağını bilmek de önemlidir. İhtiyaçlarınız değiştikçe ve ekibiniz geliştikçe zamanla gelişecek ve güçlenecektir.
Sistemi düzenli olarak gözden geçirme ve değişiklik yapma fikri göz korkutucu gelse de, aslında yönetim sisteminizin uygulanmasını kolaylaştırır. Hemen mükemmel olması gerekmez, bu nedenle sisteminizi kuruluşunuzu güçlendirecek bir şeye dönüştürmek için ihtiyaç duyduğunuz kadar zaman ayırabilirsiniz.
Nasıl Yardımcı Olabilir?
Yönetim sistemleri için bir belgelendirme kuruluşu olarak, sistem çapında iyileştirmeler planlayan şirketler için bir dizi hizmet sunmaktadır. Size veya ekibinize bir iç denetimin nasıl gerçekleştirileceğini öğretecek kalite yönetim sistemleri konusunda eğitim sağlayabiliriz.
