Bir kuruluşun müşterilerini memnun eden ürün ve hizmetleri tutarlı bir şekilde sunabilmesi için kalite yönetim sisteminin süreçlerinin oluşturulması, uygulanması, kontrol edilmesi ve iyileştirilmesi gerekir. Bunun olmasını sağlamak için, her işlemin adında bir sahibi olmalıdır.
“Süreç sahibi” terimini anlamak için sürecin tanımıyla başlayalım. Bir işlem bir dizi birbiriyle ya da çıkışlara girdileri dönüştürür aktivitelerini etkileşim. Bir sürecin girdileri, diğer süreçlerin çıktılarıdır ve süreçler, katma değer elde etmek için kontrollü koşullar altında planlanır ve yürütülür.
Bir süreç sahibi belirli bir süreci yönetmek için sorumluluk ve yetki verilen bir kişidir. Çoğu kuruluş, bireysel süreç sahipleri atamayı ve sorumluluklarını, kendi özel süreçlerinin ve diğer süreçlerle etkileşiminin uygulanmasını, sürdürülmesini ve geliştirilmesini sağlamak olarak tanımlamayı faydalı bulur.
Süreç sahipleri, süreçlerine kuruluş çapında bir bakış açısı getirir. Sürecin yürütülmesine dahil olan bazı kişiler kendilerine rapor vermeyebileceğinden, sürece gerçekten “sahip olmayabilirler”.
Bunun yerine, sürecin tasarımından, başka bir deyişle nasıl yürütüldüğünden, diğer süreçlerle nasıl etkileşime girdiğinden ve nasıl ölçüldüğünden sahibi sorumludur. Bu sorumluluk devam eden bir görevdir.
Süreç sahipleri, uçtan uca kendi özel süreçlerinden sorumludur. Ancak, daha önce belirtildiği gibi bu, bir sürece dahil olan tüm personelin fiilen süreç sahibine rapor verdiği anlamına gelmez. Süreç sahipleri genellikle süreçteki çoğu adımdan sorumludur ve doğrudan organizasyonel kontrolleri dışındaki diğer kilit alanları etkileyebilir.
Süreç sahipleri aşağıdaki faaliyetlerin tamamlanmasını sağlamalıdır:
1. Kolayca denetime tabi tutulabilecek bir süreç tanımlayın
2. Diğer süreçlerle olan bağlantılarını ve etkileşimlerini tanımlayın
3. Belgelerini ve eğitim gereksinimlerini belirleyin
4. Herhangi bir prosedür ve talimatı yayınlamak ve sürdürmek
5. Kalite politikasına uygun süreçleri uygulamak
6. Gerekli kaynakları ve bilgileri kullanıma sunmak
7. Etkili ve verimli bir süreci işletmek ve kontrol etmek
8. Herhangi bir sorunu çözün ve tekrarını önleyin
9. Süreç değişikliklerini süreç kullanıcılarına iletin
10. Arayüzleri diğer süreçlerle tanımlayın ve yönetin
11. Girdi gereksinimlerini dahili tedarikçilere iletin
12. Dahili müşterilerin çıktı gereksinimlerini karşılayın
13. Performans verilerini analiz edin ve kalite hedeflerini belirleyin
14. Süreç performans hedeflerine göre ilerlemeyi takip edin
15. Sorunları belirlemek için süreç kullanıcılarıyla iletişim kurun
16. Mevcut süreçle riskleri ve fırsatları belirleyin
17. Süreç iyileştirmelerini araştırın ve önerin
Süreç sahipleri, süreçlerini iyileştirmek için Planla-Uygula-Kontrol Et-Uygula metodolojisini kullanabilir:
1) Ne yapmak istediğinizi ve nasıl yapacağınızı planlayın
2) Planladığınızı yapın
3) Sonuçları kontrol edin
4) Süreci iyileştirmek için harekete geçin süreç
Özetle, süreç sahibi, belirli bir süreci yaratmaktan, sürdürmekten ve iyileştirmekten ve ayrıca sürecin sonuçlarından sorumlu olmaktan hemen sorumlu olan kişidir.
Bir süreç sahibi genellikle bir ekip veya komite değil, yönetimdeki bir kişidir. Genel süreçten sorumlu olan tek bir irtibat noktasına ihtiyacınız var. Elbette süreç sahibi, sürecin kurulmasına, işletilmesine ve desteklenmesine yardımcı olacak bir süreç lideri ve ekibi kurabilir.
