Üst Yönetimin katılımına ve katılımına ilişkin uygun kanıt sağlamak için, uygun şekilde atanan eylemlerle birlikte belgelenmiş bilgiler sağlanmalıdır.
Aşağıdaki maddeler, Üst Yönetimin etkin liderlik, bağlılık ve sorumluluk üstlendiğini göstermek için nesnel kanıt olarak kabul edilebilecek eylemlerin bir göstergesidir.
5.1.1 Genel (sistemler)
- Kuruluşun iş süreçlerinde yerleşik olduğunu göstermek için yönetim kurulu toplantılarında tartışılan kalite yönetim sisteminin (KYS) kayıtları
- Kimlerin hazır bulunduğuna, nelerin tartışıldığına ve üzerinde anlaşmaya varılan eylem noktalarına ilişkin ayrıntılı bilgileri içeren tutanaklarla, planlı aralıklarla, kuruluşun KYS’sinin gözden geçirilmesine aktif katılım
- Risk ve fırsatların gözden geçirilmesine aktif katılım da dahil olmak üzere kuruluşun iç süreçlerini belirlerken veya gözden geçirirken süreç yaklaşımının kullanılması
- Uygulanabilir olduğunda ilgili düzeltici eylemlerle birlikte sağlam bir iç denetim sisteminin kullanılması
- Ayrık alanlara bakan uygun izleme ve ölçüm sistemleri
- Sadece imzalamak yerine kalite politikasının oluşturulmasına aktif katılım
- Sadece bunları imzalamak yerine kalite hedeflerinin belirlenmesine aktif katılım.
Müşteri odaklılık
Kuruluşun geçerli müşteriyi, yasal ve düzenleyici gereklilikleri belirlediğini ve kuruluşun bunlara uygunluğunu değerlendirdiğini kanıtlayan uygun belgelenmiş bilgiler. Uygun olarak tanımlanmadıysa, uygun ve etkili düzeltici önlemin alındığını gösteren kanıt gereklidir.
Kuruluşun, ürün/hizmet sunumuna kadar olan sorgulama sürecini nasıl sağladığına dair görüşme ve tartışma – yasal/mevzuat gereklilikleri dahil olmak üzere uygun kriterleri talep eder ve bunun aşağıdakiler aracılığıyla takip edilir.
- Üst yönetimin, ürün/hizmet sunumuyla ilgili riskleri ve fırsatları gözden geçirmek ve ele almak için süreçleri nasıl oluşturduğunu ve mekanikleştirdiğini belirlemek
- Üst yönetimin (ve bir bütün olarak kuruluşun) müşterilerle nasıl ilişki kurduğunu, hangi bilgileri istediklerini ve bunların nasıl gözden geçirildiğini, analiz edildiğini ve eyleme geçirildiğini belirlemek
- Yönetim sistemini ve müşteri ile etkileşimi desteklemek için sağlanan kaynakların gözden geçirilmesi
- Trendleri ve bunların ele alınıp alınmadığını belirlemek için müşteri geri bildirimlerinin gözden geçirilmesi.
Organizasyonel roller, sorumluluklar ve yetkiler
İnsanlar, altyapı ve ekipman dahil olmak üzere tanımlanan riskleri dikkate alarak, kapsamını ve stratejik yönünü desteklemek için kuruluşun süreçleri / faaliyetleri için yeterli kaynak sağlanması.
- Roller, sorumluluklar ve yetkilerin tanımlandığını gösteren dokümante edilmiş bilgiler (örneğin, iş tanımları, rol tanımları ve rol spesifikasyonu / gereksinimleri)
- Etkili kalite yönetiminin öneminin iletilmesinin ve sistem gereksinimlerine uygunluğun kanıtı (örneğin haber bültenlerinin, dergilerin, ekip brifinglerinin, posterlerin kullanımı)
- Roller, sorumluluklar ve yetkilerin atandığını ve iletildiğini gösteren nesnel kanıtlar (örneğin, imzalanmış iş tanımları, organizasyon şemaları)
- Kuruluşun süreçlerinde iyileştirmeyi teşvik etmek için çalışanlar için etkili bir sistemi desteklediğinin kanıtı (örneğin, sağlam bir iç denetim sisteminin kullanımı, öneri planları, ödül programları).
Kuruluşun büyüklüğü, yerleri ve faaliyetleri, kuruluşun kayıtlı olduğu standartların sayısı ve yönetim sisteminin olgunluğu gibi bir dizi faktöre bağlı olduğundan, tüm unsurların bir kuruluşa uygulanamaması mümkündür.
ISO 9001’i karşılamada daha fazla yardım
Yukarıdaki örneklerin gösterdiği gibi, bir denetim söz konusu olduğunda asla çok fazla bilgiye sahip olamazsınız.
Bu, ISO 9001’in karşılanmasında üst yönetimin katılımına ilişkin yeterli kanıt örneklerinin hiçbir şekilde kapsamlı bir listesi olmasa da, standardı karşılama taahhüdünü gösteren belge türleri hakkında bazı göstergeler sağlamalıdır.
