Standartlar, kuruluşlara değişim uygulamak ve ürünlerini, süreçlerini ve insanlarını iyileştirmek için çerçeve sağlar. Çoğu zaman, faydalar arasında paydaş güveninin artması, iş içindeki potansiyel risklerin ve fırsatların daha derinden anlaşılması, daha verimli sistemler ve süreçler ve daha olumlu bir marka sektörü itibarı bulunur.
Bununla birlikte, belgelendirmeye ulaşmak ekip çalışması, sıkı çalışma ve özveri gerektirir ve bir yönetim sisteminin etkin işleyişinin önemli bir parçası, düzeltici eylem ve iyileştirme sürecidir.
Üçüncü taraf denetimleri sırasında bir değerlendirici, bir kuruluşun sistem veya uygulamalarının denetlenen standartla uyumlu olmadığı durumlar bulabilir. Bu gerçekleştiğinde bir uygunsuzluk ortaya çıkacaktır. Uygunsuzluk, standardın/yönetmeliğin hangi şartının karşılanmadığını ve uygunsuzluğu haklı çıkarmak için değerlendiricinin hangi kanıtları bulduğunu detaylandıracaktır. Kuruluşun daha sonra sertifikalarını almadan önce bunu düzeltmek için belirli bir süresi vardır.
Sistemlerinizde uyumsuzluk bulunması riskini denemek ve en aza indirmek için birkaç yararlı ipucu bulduk:
- İlgili standardın bir nüshasını alın – Kulağa çok açık geliyor ama kaç şirketin açılış toplantısında standardın bir nüshasına sahip olmadıklarını itiraf etmek için oturduğuna şaşıracaksınız. Etkileşimli öğrenme, neyi arayacağınızı ve neye göre değerlendirileceğinizi bilmeniz için standardı içten dışa öğrenmenize yardımcı olabilir.
- Ekibinize yatırım yapın ve eğitimle ekibinizi hazırlayın – Ekibinizin üye(ler)i için İç Denetçi eğitimine yatırım yaparak, bu kişiler, değerlendiriciniz gelmeden önce kuruluşun kendi iç denetimlerini yürütmek için gerekli bilgi ve becerilere sahip olacaklardır. Bu, boşlukları veya uygunsuzlukları belirlemenizi ve sorunları gidermeniz için size zaman tanıyarak, umarım size daha sorunsuz bir değerlendirme ve düzenli olarak yapıldığında sürekli iyileştirme sağlar.
- Yönetim sisteminden birini sorumlu tutun – Birini yönetim sisteminizin uygulanmasından ve bakımından tek başına sorumlu yaparak, standartta uzman olmaları için uygun eğitimi sağlayabilirsiniz ve bunları korumak için yapılması gerekenlerin her ayrıntısını bilirler. Giriş ve uygulama eğitimi gibi eğitimler yeni başlayanlar için iyi bir başlangıç noktasıdır.
- Kök neden belirlenmesi – İç denetimler yoluyla kendi uygunsuzluklarınızı keşfettiğinizde, sorun(lar)ın altında yatan nedeni tanımlamanız gerekir. Bu, gelecekte olmasını önlemenizi sağlayacaktır.
- Belge kontrolü – Bir eğitmen, neyin belgelenmesi gerektiği ve denetçinizin fiziksel basılı kopyalarını görmek isteyecekleri de dahil olmak üzere standartla ilgili soruları yanıtlayabilecektir.
Uygunsuzlukların yönetilmesine yardımcı olmak için kurum içi eğitim
Personelinizi, yönetim sisteminizdeki boşlukları uygulayabilecek, anlayabilecek ve belirleyebilecek bilgi ve becerilerle donatmak, organizasyonu gelecek için iyi bir yere yerleştirecektir. Hazırlık başarının anahtarıdır ve yönetim sisteminizde fırsatları analiz edebilecek ve riskleri azaltabilecek bir uzmana veya birkaç uzmana sahip olmak çok büyük bir olumlu adımdır.
İşte eğitime yatırım yapmanın bazı büyük faydaları:
- Bütçe dostu – Ekip öğrenimi, kişi başına maliyeti düşürür ve eğitim bütçenizden elde ettiğiniz yatırım getirisini artırır.
- Maliyet tasarrufu – Personelinizin becerilerini geliştirmek, büyük uygunsuzlukları veya devam eden sorunları olan şirketlere verilen ekstra denetim ve gözetim günlerini daha az harcamanız gerekeceği anlamına gelir.
- Tam esneklik – Öğrenmek istediğiniz yolu ve hangi kursun belirli şirket hedeflerinizi karşılayabileceğini seçersiniz.
- Sürekli iyileştirme – Yönetim sisteminde tam olarak kalifiye birinin olması, şirkete sürekli gelişme ve büyüme için yön ve alan sağlar.
- İlgili ve pratik – Doğru eğitmen, kavramların ve tekniklerin açıkça anlaşılmasını ve kendi işinizde verimli bir şekilde alınıp benimsenmesini sağlayacaktır.
- Ekip oluşturma – Ekipler halinde eğitim, ortak öğrenme hedeflerine ulaşır, işbirliğine yardımcı olur ve pratikte yeni tekniklerin benimsenmesini artırır.
- Kişiselleştirilmiş hizmetler – En iyi modern kurslar, Powerpoint liderliğindeki sıkıcı seminer günleriyle karşılaştırıldığında yalnızca az sayıda insanı barındırır. Konuşma, etkileşim kurma, soru sorma ve öğrendiklerinizi benzersiz işinize nasıl geri getireceğinizi tam olarak anlama şansına sahip olacaksınız.
