Hangi Adımlar En Zor?
Bir yönetim sistemini uygulamanın zorluk seviyesi şüphesiz özneldir. Sonuçta, çeşitli büyüklük, endüstri ve yapıdaki işletmeler için çok farklı bir süreç olabilir. Yine de, atılması gereken genel hususlar vardır ve birçok şirketin zorlukla karşılaştığı adımlardan bazıları şunlardır:
1. Destek Ayırma
Bir yönetim sistemini oluşturmak, uygulamak, belgelemek ve onaylamak için gereken zamanı, bütçeyi veya çalışan katılımını tahmin etmek genellikle bir tahmin oyunu gibi gelebilir. Birçok ISO standardının 7. Maddesi, aşağıdakiler gibi uygun desteğe duyulan ihtiyacı vurgulamaktadır:
• İnsanlar
• Altyapı
• Ekipman
• Uygun bir çalışma ortamı
• Kaynak izleme
• Organizasyonel bilgi
Yeterli destek, bu kaynakların yanı sıra iletişim, belgelenmiş bilgi ve personel yeterliliği ve farkındalığını da gerektirir.
Girişimleriniz için ne kadar zaman, iş gücü ve bütçe gerekeceğini tahmin etmek zor olabilir. Şirketiniz projeyi bir yatırım olarak görmeli ve başarısını sağlamak için yeterli kaynağı ayırmalı. Ayrıca, sektörünüzde deneyimli, gereken kaynakları ve zamanı anlamanıza yardımcı olabilecek bir danışmanla bağlantı kurmanıza da yardımcı olabilir.
2. Operasyonel Değişiklikler
Planlama aşaması tamamlandığında, birçok şirket gerekli değişiklikleri yaparken engellerle karşılaşabilir. İlk planlarınızda ele alınmayan beklenmedik durumlarla karşılaşabilirsiniz. Veya çalışanlar yeni sistemi nasıl takip edeceklerini anlayamayabilir. Operasyonel süreçlerinizin kapsamlı bir şekilde anlaşılmasının yanı sıra değişimi yönetmek çok önemlidir. Bu adım sırasında şirketler, sistemdeki aksaklıkları giderirken ve herhangi bir uygunsuzluğu yönetirken kaçınılmaz olarak bazı artan sancılar yaşayacaklardır.
Uygulamayı kademeli bir süreç olarak kabul edenler, sonunda değişikliklerinin tam olarak uygulandığını ve doğru çalıştığını görebilirler.
3. İç Denetim
Şirketler, yönetim sistemlerini ilgili ISO standartlarına göre sertifikalandırmak istediklerinde, bir iç denetim gerçekleştirmeleri gerekir. Bu görev, genellikle ilk kez sertifika alan şirketlere yabancıdır. Sistemlerini ISO ile uyumlu hale getirmek için fazla çabaya ihtiyaç duymayan şirketler bile bu aşamada engellerle karşılaşabilir. İç denetçiler, personel veya yöneticilerin kendileridir ve kendi sistemlerine objektif olarak bakma konusunda hassas bir görevle karşı karşıyadırlar. Tarafsız kalarak hem üst yönetim hem de tüm kademelerdeki çalışanlarla yakın çalışmalıdırlar.
Uygun eğitim, denetçilerin rollerinde başarılı olmalarını sağlar.
