Yönetim Sistemi Uygulamanın Zorlukları
Bir yönetim sistemini uygulamak ne kadar zor? Cevap biraz değişebilir. Bazı şirketler, bilmeseler de, zaten başarılı bir yönetim sistemine sahipler. Bu durumda, birkaç iyileştirme uygulamak ve sertifika almak hızlı ve kolay bir süreç olabilir. Diğer şirketler bazı önemli değişiklikler gerektiriyor. O zaman bile, ekibiniz kaynaklarını ve zaman çizelgesini etkin bir şekilde yönetirse süreç oldukça sorunsuz ilerleyebilir.
Her iki durumda da, bir yönetim sistemi uygularken kuruluşların üstesinden gelmek zorunda kalabilecekleri engellerden bazıları şunlardır:
1. Çalışan Bağlılığını Teşvik Etmek
Değişim duygusaldır. Bazı çalışanların hata yapmaktan korkmasına veya yeni beceriler öğrenmek konusunda tereddüt etmesine neden olabilir. Yeni sistem, bazı rollerin el değiştirmesine veya yeni işe alımların devreye girmesine neden olabilir. Bazı çalışanlar, yeni süreçler veya eklenen iş yükü karşısında bunalmış hissedebilir. Yönetim, çalışanın potansiyel niteliklerini tanımalı ve sürecin başında çalışanları rahatlatmalıdır. Çalışanları dahil etmek ve onların girdilerini dikkate almak, yeni sistemlerin kabulünü ve bağlılığını besleyebilir.
2. Uygun Liderliğin Sağlanması
Uygulamalı liderlik, delegasyon yapmaya alışmış kuruluşlar için zor olabilir. Tüm yöneticilerin sürece yoğun bir şekilde dahil olmasını ve başarılı bir sonuca bağlı kalmasını sağlamak bu nedenle bazıları için zor olabilir. Ancak bir şirketin liderliği tüm ağırlığını yeni girişimlerin arkasına koymalıdır.
Bunu kabul eden ISO standartları, bilinçli olarak liderlik katılımı için gereksinimler oluşturur. ISO 9001, ISO 27001, ISO 22301 dahil olmak üzere birçok ISO standardının 5. Bölümü, özellikle liderlik taahhüdü ihtiyacını ele almaktadır. Şirketin üst düzey yöneticileri, bir yönetim sisteminin planlanması ve uygulanmasıyla ilgili belirli eylemleri gerçekleştirmelidir ve bu adımları devredemezler. Şirket liderleri, politikaları belirlemekten, roller atamaktan, denetimleri gözden geçirmekten ve nihayetinde ekibin geri kalanını başarılı bir uygulamaya yönlendirmekten sorumludur.
3. Uygulamanın Planlanması
Her şirket yönetim sistemini farklı şekilde uygular. Dikkatli bir planlama gerektiren, izlenecek adım adım talimat yoktur. Araştırmalar, bir yönetim sisteminin uygulanmasıyla ilgili birçok zorluğun aşağıdakiler de dahil olmak üzere planlamadan kaynaklandığını göstermiştir:
• Mali desteğin yetersiz planlaması
• Zaman gereksinimlerinin hafife alınması
• Şirketin büyüklüğüne ve endüstrisine uygun bir sistemi uygulamadaki zorluklar
• Sistemin değerini ve amacını yanlış anlama
Tüm bu zorluklar, planlama aşamasında atılan adımlara ve stratejik kararlara karşılık gelmektedir.
4. Tüm Kilit Oyuncularla İletişim Kurmak
Bir yönetim sistemi, bir organizasyonun her üyesini bir şekilde içerir. Bunu anlamak ve ilgili departmanlar, yöneticiler ve çalışanlar arasında iki yönlü iletişimin sağlanması çok önemlidir. Yöneticiler istemeden ilgili çalışanlardan kritik bilgileri atladığında yanlış iletişim meydana gelebilir. Bir başka evrensel ISO gereksinimi olan kapsamlı belgeler, bu tür iletişim blokajlarını önleyebilir.
