KYS’nizi İyileştirmek için İpuçları

Giriş
İyileştirme – hepimiz bunun ne olduğunu ve ne anlama geldiğini biliyoruz. Ancak bunu nasıl gösterebiliriz?
Üstelik nasıl denetliyoruz?
Uluslararası İşletme Kalite Yönetimi standardının 2015 sürümü, Madde 10 İyileştirme’de üç temel gerekliliğe sahiptir :
• İyileştirme fırsatları ararken proaktif olmak için genel bir gereklilik
• Uygunsuzluktan öğrenmek ve etkili düzeltici eylem elde etmek için kök neden analizini uygulamak
• Sürekli gelişmek için.
Proaktif İyileştirme
Proaktif iyileştirme, müşteri memnuniyetinin artırılmasını içerir ve standarttaki bir not bize iyileştirme örneklerinin “çığır açan değişim, yenilik ve yeniden yapılanma” içerebileceğini hatırlatır. “Geliştirme, ilerleme ve yenilik” gibi sözcükler, şimdiye kadar ISO 9001 ve sertifikasyon süreciyle ilişkilendirdiğimiz bir şey değildir. Bu, kalite sistemleri ve sertifikasyon dünyasında bir vites değişikliğine işaret ediyor.
Sorun kaynağı çözümlemesi
Kök neden analizi (bu terminoloji kullanılmasa da madde 10.2’de çıkarılan) kritik ve etkili bir yaklaşımdır (uygun şekilde yapılırsa). İyileştirme için daha pasif bir yaklaşım önermesine rağmen – işletmeleri neyin yanlış gittiğini belirleme ve benzer sorunların tekrar oluşmamasını sağlamak için bir şeyler yapma konusunda destekler.
Devamlı gelişim
Sürekli iyileştirme, belki de çığır açan ve pasif değişim arasında bir orta yol olarak yorumlanabilir – yönetim sistemiyle ilgili verilerin ve bilgilerin analizine ve değerlendirilmesine dayalı olarak sistemin kendisinin sürekli iyileştirilmesi.
İlginç bir şekilde, 10. maddenin daha pasif bölümünde (10.2 Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet), iyileştirmenin kanıtı olarak dokümante edilmiş bilgi için önceden belirlenmiş bir gereksinim vardır.
Öyleyse, eksperiniz Madde 10 şartında hangi kanıtı arayabilir? İşte bazı öneriler:
Pasif iyileştirme
• Verilerdeki eğilimler
• Trendlerin değerlendirilmesi
• Trendlerin temel neden analizi – temel neden netleşene kadar neden diye sormaya devam edin
• Kök neden analizini takiben düzeltici eylem
• Düzeltici eylemin etkinliği – işe yaradı mı?
• Uygunsuzluk tespitini takiben iyileştirmelerin uygulanmasına ilişkin genel tartışma.
Proaktif veya çığır açan iyileştirme
• Beyin fırtınası
• Aşağıdakileri belirlemek için SWOT veya PEST analizi:
o Gelecek beklentileri
o Çığır açan değişim
o Strateji değişikliği
o İlgili tarafların görüşleri
• Uygulama planları ve ilerleme
• Çığır açan veya stratejik iyileştirmeler uygulama kararını takiben iyileştirmelerin uygulanmasına ilişkin genel tartışma.
Önleyici eylem artık yok – Uzun ömürlü önleyici eylem var!
Ek SL’nin gerekliliklerinin doğrudan bir sonucu olarak ISO 9001: 2015, dokümante edilmiş prosedürler için herhangi bir kural koyucu şarta sahip değildir.
Bir yönetim sisteminin uygulanması önleyici bir eylemdir. Risk temelli düşünme, kök neden analizi gibi önleyici bir araçtır (2015 İyileştirme maddesinin gerektirdiği şekilde). Önleme, ISO 9001 standardının varoluş nedenidir – bu nedenle önleyici faaliyet devam eder.